Netykieta, czyli o poszanowaniu czasu i nerwów

www.lozbjn.edu.pl

Zasadnicza prośba dotyczy bloga, FB i poczty elektronicznej. Mamy zagorzałą grupę miłośników epistolografii, którzy z tą samą sprawą zgłaszają się wszędzie. Pół biedy, gdyby wszędzie występowali pod tym samym nickiem, a jeszcze lepiej pod prawdziwym imieniem i nazwiskiem - po pierwsze nie udzialałybyśmy kilka razu odpowiedzi jednej osobie, a po drugie zamiast prosić nickowców o dane (żeby móc im pomóc), mogłybyśmy od razu przystąpić do działania. Czyli:

• zasada nr 1: jeśli zadają Państwo pytanie na blogu, to proszę oszczędzać nasze skrzynki pocztowe i FB, jeśli pytanie wysyłają Państwo mailem - darujmy sobie analizowanie tej samej sprawy na portalach publicznych
• zasada nr 2: jeśli pytanie dotyczy losów podania lub wątpliwości, co do statusu jakiejś sprawy, to proszę podać od razu swoje dane i nazwisko asystentki toku.

Jeden ze studentów zadał pytanie na blogu, potem to samo na FB, a następnie obcęgami wyrywałam z niego (mailowo) dane (w kolejnych mailach: nazwisko, rok studiów, kierunek, nazwisko asystentki toku). Proszę - szanujmy wzajemnie swój czas.

Kolejna rzecz, to pytania kierowanie do asystentek toku - a zaraz potem do mnie ("napisałam do Pani Ani, czy Pani Dziekan może mi powiedzieć, kiedy dostanę odpowiedź"). Otóż Dziekan po to ma całe biuro z kilkunastoma pracownikami, żeby ci pracownicy go odrobinę odciążyli. Z drugiej strony rozumiem Państwa niepokój - dlatego już proponowałam rozwiązanie. Powtórzę to jako:

• zasada nr 3: pisząc do swojej asystentki toku (adresy tutaj), proszę jednocześnie wysyłać cc do mnie - jeśli sprawa idzie sprawnie, to nie obciąża mnie to czasowo, a jeśli coś kuleje, to mogę czuwać nad przebiegiem korespondencji

Bezwzględnie proszę przestrzegać:

• zasada nr 4: nadawanie tematów poszczególnym wiadomościom
• zasada nr 5: kompletujemy historię korespondencji w ramach danego tematu (jeśli korespondencja w jakiejś sprawie wymaga kilkukrotnej wymiany poczty, to możemy prześledzić, o czym już była mowa). 

Nie z powodu złośliwości, ale dla zachowania zdrowych zmysłów ZAWSZE zaczynam załatwianie spraw od tych maili, które są najkrótsze. To pozwala mi szybko się wczytać w ich treść, szybko podjąć działanie i "odhaczyć" sprawę. Te dłuższe zazwyczaj zostają na wieczór lub nawet na noc (do poduszki, bo i tak w nocy nic już nie wyjaśnię). Dlatego:

• zasada nr 6: krótko i na temat (podany w nagłówku wiadomości)

Jeśli zabraknie istotnych szczegółów - umiem poprosić. Jeśli coś Państwa zdaniem wymaga dłuższych wyjaśnień - sprawę proszę przedstawić krótko w e-mailu, a resztę w załączniku.

• zasada nr 7: jeśli zależy Państwu na kilku sprawach, proszę każdej poświęcić odrębny e-mail (to akurat uwaga raczej do pracowników i jednostek uczelnianych niż do studentów, ale bywa różnie)
• zasada nr 8: spraw indywidualnych nie rozpatrujemy na forach publicznych - jeśli to się zdarza, to wyłącznie w przypadkach, które wbrew pozorom nie są indywidualne i dotyczą wszystkich (lub dużej części) studentów lub wykładowców
• zasada nr 9: mój adres (mimo iż służbowy) przeznaczony jest dla wykładowców oraz do korespondencji z prof. Magdaleną Kachniewską (czyli dla studentów z moich wykładów i seminariów).  Jeśli poszukują Państwo kontaktu z Dziekanem, to właściwym adresem jest dsm[at]sgh.waw.pl, a jeśli sprawa dotyczy studenta konkretnego toku studiów, to najszybciej pomoże asystentka toku (podobnie ma się rzecz z korespondencją z Panią Dziekan Górak Sosnowską i pozostałymi prodziekanami).

Wbrew pozorom pisanie prosto do mnie opóźnia sprawę, a nie przyspiesza (muszę przekierować e-mail do asystentki, która udzieli wyjaśnień). Czyli wracamy do zasady nr 3.

Jeśli już jednak mail trafia do mnie: staram się udzielać odpowiedzi na bieżąco, najpóźniej w ciągu doby. Ponieważ jednak wbrew logice usiłuję zachować kontakt z Nauką, co wymaga wyjazdu na konferencję albo napisania referatu, to czasem odłączam i wysyłanie maila w odstępach 8 minutowych (to był rekord jednego z wykładowców) kompletnie nic nie daje.

• zasada nr 10: jeśli nie odpowiem w ciągu doby można ponowić kontakt - wcześniej to zbytnia natarczywość.

Jeśli niepokój jest wielki - to można napisać do dowolnego prodziekana, kierownika DSM lub na adres dsm[at]sgh.waw.pl

Prośby organizacji studenckich i jednostek naukowych, żeby na boczku bloga umieścić reklamę jakiegoś przedsięwzięcia komercyjnego - stanowcze nie! (nie jest to blog zarobkowy - wręcz przeciwnie, sporo do niego dokładamy).

Natomiast:

• zasada nr 11: jeśli inicjatywa adresowana jest do studentów, a nie ma wymiaru komercyjnego i może stanowić wartość sama w sobie - poświęcimy jej chętnie wpis na blogu (tak było np. z koncertem świątecznym i graduacją) lub miejsce na FB (tak było z Google Online Marketing Challenge). W tym drugim przypadku dobrze, jeśli info ma formę dostosowaną do stylu FB (mem obrazkowy albo film)

Proszę też nie zwracać się do nas z prośbą o mailing - konta studenckie służą do obsługi procesu dydaktycznego i dostarczania związanych z tym informacji. Nie mogę zgodzić się na ich udostępnienie w celach reklamowych. Jeśli mimo tego jakaś inicjatywa wydaje się Państwu godna złamania tej zasady - to proszę zwrócić się do JM Rektora SGH.

www.lozbjn.edu.pl

Co do tematów poruszanych w komentarzach (tutaj i na FB) -  poza pytaniami podrzucają czasem Państwo wnioski racjonalizatorskie. Zawsze warto! Nawet jeśli z jakiegoś powodu nie da się ich (od razu) wdrożyć, to pomysły są mile widziane. Natomiast zrzędy, trolle i inne monstra, które narzekają, w celu narzekania, mocno utrudniają korzystanie z bloga - polecam przerzucenie się na twórczość własną (np. sugerowany blog "Nie dla DSM"). Nie wiem, jaki byłby cel takiej strony, ale jedni lubią się wspólnie śmiać, a inni narzekać, więc dlaczegóżby nie?

• zasada nr 12: nie chcesz pomóc - nie przeszkadzaj

Ważna rzecz to feedback. Jeśli coś wyjaśniam lub doradzam i proszę o informację zwrotną, to znaczy, że jest ona ważna:

• zasada nr 13: prosisz o wyjaśnienie lub pomoc - odezwij się, czy wszystko zadziałało jak należy. "Dziękuję" też jest mile widziane...

Ostatnia sprawa - poruszana wielokrotnie - to adresy. Toteż:

• zasada nr 14: używamy poczty w domenie sgh.waw.pl