(CC)zy moje podanie zostało już rozpatrzone?

Wszyscy znamy funkcję cc - ale zdumiewa mnie jak rzadko Państwo z niej korzystają... Nie pozostaje nic innego, jak opracować wpis, żeby móc go linkować pytającym: "Czy moje podanie zostało już rozpatrzone?". 

Biuro dziekana (czyli dziekanat) zatrudnia kilkanaście osób, z których większość to asystentki toku (tu można sprawdzić, która z nich zajmuje się daną grupą studentów). Studiuje u nas kilka tysięcy osób, a dodatkowo zajmujemy się sprawami kilkuset nauczycieli akademickich. Nawet mając do pomocy biuro, sporo pracy wykonuję w domu (w tym w wkndy). Na większą dawkę emocji fizycznie nie wystarczyłoby czasu, a z prawami fizyki nie da się polemizować.

Nawet jeśli podania rozpatruję osobiście (często pomagają mi prodziekani) - to:

• przyjmowane są one w okienkach (lub wyciągane rano ze skrzynki przez panią sekretarkę)
• weryfikowane w kontekście zawartości teczki studenta oraz jego konta w bazie ALBS ("album studenta") oraz kompletności dokumentów (czy dostarczono załączniki?)
• opatrywane adnotacją przez asystentkę toku
• dostarczane do dziekana/prodziekana

Te wszystkie czynności zajmują asystentce kilka minut, kolejne kilka potrzeba na rozpatrzenie podania (poza wyjątkowo złożonymi sprawami, które trzeba przedyskutować z prawnikiem). Ewentualna zwłoka może wynikać tylko z tego, że dziekan jest na jakiejś komisji, posiedzeniu Senatu lub prowadzi wykład. 

Po rozpatrzeniu, podanie natychmiast wraca do asystentki toku. Zazwyczaj cały proces (od złożenia podania - do momentu, kiedy trafia ono z powrotem do asystentki) zajmuje jeden dzień roboczy - góra dwa, jeśli akurat wszyscy dziekani są nieobecni (co zdarza się niezwykle rzadko).

Jeśli student nie zamierza fatygować się osobiście do dziekanatu (może być to kłopotliwe dla osób spoza Warszawy), to powinien pisać do swojej asystentki, która w danym momencie ma 20, może 50, rozpatrzonych podań, a swoich studentów zna na pamięć, a nie do dziekana, który w ciągu ostatnich dni rozpatrzył ich około setki.

Jeśli student pisze jednak do mnie, to:

• muszę poprosić sekretarkę o wyszukanie nazwiska studenta i ustalenie, kto się nim opiekuje (nie jestem w stanie zapamiętać wszystkich nazwisk i spraw)
• następnie zwrócić się do właściwej asystentki z prośbą o wyszukanie podania, które już jej oddałam
• sprawdzić, jak zostało rozpatrzone
• napisać do studenta, który nie może pofatygować się do dziekanatu (co jestem w stanie zrozumieć), ani napisać do asystentki (czego nie jestem w stanie zrozumieć, skoro i tak pisze)

Dwie uwagi, jakie otrzymałam od studenta, któremu tłumaczyłam tę kwestię indywidualnie - podobno:

• asystentki zwlekają z odpowiedziami na maile (czasem po kilka dni)
• asystentki w ogóle nie odpowiadają

Asystentki wiedzą, że na maile odpowiadać należy najpóźniej w ciągu 48 godzin (zasady netykiety). Jestem przekonana, że to robią, tym bardziej, że żaden student, którego poprosiłam o dowód (kopia korespondencji), nie dostarczył mi go.

Jeśli przypadki zwłoki w odpowiedzi faktycznie zdarzają się - to rozwiązanie jest niezwykle proste: zamiast pisać do dziekana, proszę pisać do właściwego pracownika, a dziekanowi posyłać cc. Asystentka powinna wtedy "odpowiedzieć wszystkim", dzięki czemu ja mogę śledzić przebieg korespondencji, a Państwo zyskują pewność, że jeśli odpowiedź nie wyszła w ciągu 48 h, to na pewno już o tym wiem.

Odradzam też pisanie na adres "dsm" - to wydłuża sprawę, dokładnie tak, jak pisanie do dziekana - trzeba bowiem najpierw ustalić, do kogo powinien był pisać student. Adres dsm przeznaczony jest dla wykładowców oraz osób zagubionych (np. ktoś wrócił z wymiany i nie wie, kto aktualnie zajmuje się sprawami jego toku).

Cały czas pracujemy też na elektronicznym systemem podań (w WD) - kilka z nich funkcjonuje już od września, co nie przeszkadza studentom składać tych podań w okienku, na papierze. Jak w tym układzie można zarzucać konserwatyzm Uczelni?

Obecne roczniki studentów to już pokolenie "digital native" - starajmy się szukać najprostszych możliwych rozwiązań...