Taka mała prośba...

Z jakiegoś powodu, pomimo wielokrotnych próśb i wyjaśnień uważają Państwo, że napisanie maila wprost do Dziekana (a tym bardziej do Dziekanki), z jakiegoś powodu przyspieszy sprawę. 

Tylko dzisiaj - niedziela nie istnieje - otrzymałam 18 takich maili i niniejszym wysłałam do hibernacji, a zamiast odpowiedzi zamieszczam niniejszy wpis.

Mam wrażenie, że nie jest dla Państwa ważne, że mam 6 tys. studentów, że nie mam dostępu do Państwa kont w systemie elektronicznym i że nie podejmę ŻADNEJ decyzji, dopóki nie zerknę, co ukrywa owo konto i co ma do powiedzenia o historii studiów danej osoby asystentka jej/jego toku.

W efekcie "przyspieszenie" oznacza, że:

• najpierw czytam maila, na podstawie którego nic nie mogę ustalić (poza tą częścią prawdy, jaką chce mi przekazać dana osoba)
• potem kieruję tego maila do sekretarki, z prośbą o ustalenie, czyj to student lub studentka (chwała Bogu jeśli mamy numer albumu i nie musimy zgadywać, o którego Jaśka Kowalskiego tym razem chodzi)
• potem sekretarka przekierowuje maila do wskazanej asystentki toku, która weryfikuje tożsamość i wyszukuje teczkę studenta
• asystentka przychodzi do mnie z informacją, której brakowało, nierzadko także sugestią czy i co da się w danej sprawie zrobić, a wtedy ja:
• podejmuję decyzję

Jeśli mam w danym dniu dużo spotkań i nie mam czasu porozmawiać z asystentką - to sprawa czeka do kolejnego dnia.

Zamiast tego można napisać do asystentki (błagam! podając numer albumu!), a do mnie wysłać tylko cc, żebym wiedziała, że jakaś sprawa ma się na tyle źle, że może być konieczna moja interwencja. Wówczas:

• asystentka rozwiąże sprawę od ręki (widzę cc i wiem, że mogę zapomnieć o sprawie) 
• lub - jeśli nie czuje się kompetentna - prześle mi wyjaśnienie, w czym tkwi problem, a ja:
• podejmuję decyzję. 

Nawet jeśli w danym dniu się z nią nie widziałam - będę mogła przeczytać, o co chodzi tego samego dnia wieczorem sprawdzając pocztę.

Teraz proszę policzyć liczbę kropek w wersji pierwszej i drugiej. W wersji drugiej mamy do czynienia z alternatywą, która dodatkowo obniża liczbę kropek.

Zgodnie z moją ponawianą wielokrotnie prośbą - zaczynajcie od kontaktu z asystentką toku. Nawet jeśli traficie na tą wyjątkowo złą, nieżyczliwą i upartą osobę - przesyłając mi cc będziecie mogli udowodnić, jakie potwory u mnie pracują.

Ja jako infolinia

rys. bongwater bandit

Zaczyna się nowy semestr z całą siłą czasu Sturm und Drang. Pierwsza fala interesantów spadnie na Dziekanat już pojutrze i to ja ze swoim poniedziałkowym dyżurem idę na pierwszy ogień. Trochę z tego powodu, ale i trochę po to, aby ułatwić sobie wirtualne życie teraz i na zaś, zamieszczam kilka informacji dla osób, które piszą do mnie maile w rozlicznych sprawach dziekanatowych.

1. Zanim napiszą Państwo maila z pytaniem proszę zacząć od swojej asystentki toku. To ona ma Państwa teczki, podgląd historii studenckiej w WD, a nie ja. To ona będzie Państwu w stanie doradzić w sprawach standardowych, a w tych bardziej skomplikowanych odeśle do Dziekana. Jeżeli już są Państwo po tym kroku, proszę o tym wspomnieć (najlepiej imiennie - abym wiedziała do kogo udać się na konsultacje). Unikniemy w ten sposób wymiany maili polegającej na tym, że ja odsyłam do asystentki toku, a Państwo mnie informują, że już u niej byli.

2. Proszę mnie nie pytać, czy można złożyć podanie, bo można – i to zawsze i w każdej sprawie, łącznie z tym, że wakacje były za krótkie, a pogoda za oknem nieprzyjemna. Najwyżej napiszę, że podanie bezprzedmiotowe, ponieważ wśród licznych kompetencji dziekańskich nie mamy mocy meterologicznych. Oczywiście to, że można złożyć podanie, nie oznacza, że zostanie ono rozpatrzone po myśli nadawcy – wydaje mi się, że często takie właśnie założenie przyświeca pytającym: powiedziała że można złożyć podanie, czyli będzie decyzja pozytywna. Proszę także pamiętać, że podanie to podanie a nie informacja. Bywa, że opisują Państwo szczegółowo swoje poczynania i na tym kończą o nic nie wnioskując. I jak na tej podstawie mam wydać decyzję? No, chyba, że "podobało mi się", albo "nie podobało". 

3. Kontynuując wątek podań – piszą Państwo niekiedy, że podanie zostało odrzucone. Nie ma takiej możliwości. Nie rzucamy podaniami. Podania rozpatrujemy – pozytywnie, albo negatywnie, a czasami jeszcze inaczej. Wszystko zależy od sprawy. 

4. Proszę mnie nie pytać, dlaczego w danej sprawie należy złożyć podanie, albo dlaczego należy ją proceduralnie rozwiązać tak a nie inaczej, bo czuję się winna czemuś, co nie zależy ode mnie. To nie ja ustalam prawo (i całe w tym kontekście szczęście). 

5. Jeżeli piszą Państwo do mnie w tej samej sprawie kilka razy pod rząd zanim zdążę odpowiedzieć, mogą Państwo liczyć głównie na moją irytację (najbardziej lubię forward maila raz wysłanego – jak rozumiem na wszelki wypadek, gdyby poprzedni nie dotarł; nieco niby bardziej racjonalne, ale również drażniące jest wysyłanie jednego maila na wszystkie moje adresy w SGH i poza). Staram się odpowiadać w ciągu doby, jeżeli sprawa jest bardziej skomplikowana, może to potrwać dłużej, ale nie jestem i nie czuję się infolinią. 

6. Odnośnie do odpowiedzi – w większości przypadków uzyskują Państwo odpowiedzi jednozdaniowe i nie ostateczne. Wynika to z trzech powodów: 

• nie chcę tworzyć precedensów (sytuacja każdego studenta jest inna, nawet jeżeli ze studenckiego punktu widzenia są takie same); 
• nie dysponuję pełną informacją (opowieść w mailu swoją drogą, ale prawda i tak jest w teczce); 
• po co mam analizować dwa razy tę samą sprawę, skoro i tak i tak trzeba będzie rozpatrzeć podanie (mail podaniem nie jest). 

7. Na koniec słowo o zwrotach: cierpnę na „Pani Katarzyno” („Pani Kasi” szczęśliwie od jakiegoś czasu nie ma), przełykam „Witam”, lepiej z „Dzień dobry”, choć i tak odpowiadam „Szanowny Panie/ Szanowna Pani”). Co do funkcji – jestem prodziekanem, ale zwraca się do mnie per „Pani Dziekan”. I nie wynika to z tego, że przymierzam się do zajęcia pozycji Dziekan(ki) Kachniewskiej (podobnie jak wicedyrektor jest "Panem Dyrektorem", nawet jeżeli funkcję dyrektora pełni ktoś inny). Nie ma natomiast potrzeby awansowania mnie na „Panią Profesor", bo nie czuję się przez to ani mądrzejsza, ani starsza. 

Latem na Chmurze

fot. execcoach.net

Nie namawiamy studentów do latania, ani wycieczki na tamten świat. Sprawa jest znacznie bardziej prozaiczna a dotyczy poczty elektronicznej. Stara poczta Atmail będzie działała wyłącznie do końca czerwca. Kto jeszcze tego nie zrobił, powinien przenieść zasoby Atmaila na nowe konto pocztowe o365. Wpis na blogu można również wykorzystać jako motywację do zalogowania się do poczty w domenie SGH (wielokrotnie przypominamy Państwu o obowiązku korzystania z uczelnianej skrzynki pocztowej, więc czemu nie zrobić tego i teraz). 

Więcej informacji o nowej (w porównaniu do Atmaila a tak naprawdę o obecnej) poczcie na stronie informacyjnej.

[MK]
Od razu dorzucę nieśmiertelne przypomnienia o sprawdzaniu skrzynki, ponieważ tam właśnie trafiają wszelkie informacje i przypomnienia. Proszę też nie używać w podaniach argumentacji typu:

• "nie wiedziałem, że trzeba wypełnić zgłoszenia do POLONU, bo nie korzystam z poczty sgh", 
• "nie wiedziałam, jakie przedmioty trzeba realizować na I semestrze, bo informacja przyszła tylko na konto sgh" 
• "nie poinformowano mnie o terminie obrony"
• "nie dostałem żadnego maila z decyzją, więc mam prawo nie wiedzieć, że decyzja była negatywna", itp.

W systemie zostaje ślad po każdej informacji wysłanej z dziekanatu, więc przerzucanie odpowiedzialności na pracowników dziekanatu ma sens tylko przez 15 minut - tyle czasu potrzebuje, żeby poprosić CI o sprawdzenie, jakie wiadomości z dziekanatu trafiły na konto studenta.
 

System  POLON był otwarty wystarczająco długo, informacja trafiła na Wasze konta - jeśli ktoś ją zignorował, to proszę nie pytać "co teraz", tylko wczytać się w stosowną zakładkę na blogu.

Remont bloga

Źródło: ladypodroze.blogspot.com

Nawiązując do jednego z komentarzy pod wpisem poświęconym nowej sgh-owej stronie www zapewniam wszystkich studentów i wykładowców, że stopniowo będziemy "remontować" nasz blog. Oczywiście mamy świadomość, że posypały się wszystkie linki, które prowadziły do "starej" strony, ale w pierwszym tygodniu semestru wpisy sprzed roku nie wydawały się najpilniejszą potrzebą.

Czytając maile od wykładowców i studentów, alarmujące o nieaktualnych linkach we wpisach z listopada czy grudnia, ucieszyłam się, że blog ma tylu użytkowników (bo określenie "czytelników" wydaje się dalece niewystarczające). Porządki już zaczynamy - nie będą wymagały zawieszenia bieżącej działalności bloga ;-)

Chwilowo posiłkujemy się wsparciem dawnych studentek, obecnie doktorantek, które od roku wspierają nas w różnych pracach. Tym razem przypadnie im w udziale żmudna praca: przegląd archaicznych wpisów i aktualizowanie linków (co wymaga przekopywania się przez nową stronę uczelnianą). Czy dziewczyny zechcą z nami pozostać na dłużej, jako współautorki bloga - jeszcze nie wiemy :-)

Troje wykładowców sugerowało proste rozwiązanie - wprowadzenie bloga do strony www Uczelni i powierzenie jego prowadzenia odpowiedniej jednostce SGH. Rozwiązanie to miałoby wiele zalet: ja i Dziekan Górak-Sosnowska miałybyśmy więcej czasu na sen, blog stałby się elementem oficjalnej polityki informacyjnej SGH i studenci przestaliby zarzucać mi, że oczekuję śledzenia bloga, zamiast zamieszczać informacje w aktualnościach.

Niestety wad jest więcej: nie wiem, jaka jednostka poza DSM byłaby "odpowiednia" i komu by się chciało tyle pracować bez wynagrodzenia. Poza tym blog powstał przecież właśnie dlatego, że oficjalna polityka informacyjna SGH okazała się niewystarczająca. Nie dlatego, że nikomu nie zależy na skutecznym docieraniu z informacją do zainteresowanych, tylko dlatego, że Uczelnia ma zbyt wielu i zbyt różnorodnych biorców informacji. Blog to tylko maleńki strumyczek informacji dotyczący tego, co pojawia się na styku DSM-studenci i (rzadziej) DSM-wykładowcy. Dzięki temu mamy miejsce, w którym można się bawić w szczegóły, na jakie nie wystarczyłoby miejsca na oficjalnym portalu.

Nie oznacza to wcale, że bloga "trzeba śledzić obowiązkowo" (obawa zgłoszona przez jednego z naszych pierwszaków). Wiadomości istotne z punktu widzenia studentów są ZAWSZE wysyłane na prywatne konta studentów w domenie sgh.waw.pl (i tu faktycznie obowiązuje zgodnie z regulaminem konieczność regularnego sprawdzania poczty). Wiadomości istotne dla wykładowców rozsyłam na adres katedr i instytutów z nadzieję, że sekretarki dostarczają je wszystkim pracownikom.

Przy okazji nawiążę do wpisu sprzed roku, w którym pierwszaki znajdą odpowiedź na powtarzające się pytanie, dlaczego poleciłam pracownikom DSM prowadzić korespondencję ze studentami wyłącznie w domenie sgh. Lektura tego wpisu przyda się również kilku osobom, które właśnie dowiedziały się, że zostały skreślone z listy studentów (informacje zostały rozesłane już dawno, ale poczty nikt nie sprawdzał...).

Wiele osób pyta mnie także o spis treści bloga - taką funkcję pełni chmura tagów na dole po prawej stronie.

Proszę cierpliwie czekać aż dojdziemy do ładu ze starymi wpisami. A jeśli ktoś jest niecierpliwy, to może  do nas dołączyć (nocami albo w niedzielne wieczory ;-)

Netykieta, czyli o poszanowaniu czasu i nerwów

www.lozbjn.edu.pl

Zasadnicza prośba dotyczy bloga, FB i poczty elektronicznej. Mamy zagorzałą grupę miłośników epistolografii, którzy z tą samą sprawą zgłaszają się wszędzie. Pół biedy, gdyby wszędzie występowali pod tym samym nickiem, a jeszcze lepiej pod prawdziwym imieniem i nazwiskiem - po pierwsze nie udzialałybyśmy kilka razu odpowiedzi jednej osobie, a po drugie zamiast prosić nickowców o dane (żeby móc im pomóc), mogłybyśmy od razu przystąpić do działania. Czyli:

• zasada nr 1: jeśli zadają Państwo pytanie na blogu, to proszę oszczędzać nasze skrzynki pocztowe i FB, jeśli pytanie wysyłają Państwo mailem - darujmy sobie analizowanie tej samej sprawy na portalach publicznych
• zasada nr 2: jeśli pytanie dotyczy losów podania lub wątpliwości, co do statusu jakiejś sprawy, to proszę podać od razu swoje dane i nazwisko asystentki toku.

Jeden ze studentów zadał pytanie na blogu, potem to samo na FB, a następnie obcęgami wyrywałam z niego (mailowo) dane (w kolejnych mailach: nazwisko, rok studiów, kierunek, nazwisko asystentki toku). Proszę - szanujmy wzajemnie swój czas.

Kolejna rzecz, to pytania kierowanie do asystentek toku - a zaraz potem do mnie ("napisałam do Pani Ani, czy Pani Dziekan może mi powiedzieć, kiedy dostanę odpowiedź"). Otóż Dziekan po to ma całe biuro z kilkunastoma pracownikami, żeby ci pracownicy go odrobinę odciążyli. Z drugiej strony rozumiem Państwa niepokój - dlatego już proponowałam rozwiązanie. Powtórzę to jako:

• zasada nr 3: pisząc do swojej asystentki toku (adresy tutaj), proszę jednocześnie wysyłać cc do mnie - jeśli sprawa idzie sprawnie, to nie obciąża mnie to czasowo, a jeśli coś kuleje, to mogę czuwać nad przebiegiem korespondencji

Bezwzględnie proszę przestrzegać:

• zasada nr 4: nadawanie tematów poszczególnym wiadomościom
• zasada nr 5: kompletujemy historię korespondencji w ramach danego tematu (jeśli korespondencja w jakiejś sprawie wymaga kilkukrotnej wymiany poczty, to możemy prześledzić, o czym już była mowa). 

Nie z powodu złośliwości, ale dla zachowania zdrowych zmysłów ZAWSZE zaczynam załatwianie spraw od tych maili, które są najkrótsze. To pozwala mi szybko się wczytać w ich treść, szybko podjąć działanie i "odhaczyć" sprawę. Te dłuższe zazwyczaj zostają na wieczór lub nawet na noc (do poduszki, bo i tak w nocy nic już nie wyjaśnię). Dlatego:

• zasada nr 6: krótko i na temat (podany w nagłówku wiadomości)

Jeśli zabraknie istotnych szczegółów - umiem poprosić. Jeśli coś Państwa zdaniem wymaga dłuższych wyjaśnień - sprawę proszę przedstawić krótko w e-mailu, a resztę w załączniku.

• zasada nr 7: jeśli zależy Państwu na kilku sprawach, proszę każdej poświęcić odrębny e-mail (to akurat uwaga raczej do pracowników i jednostek uczelnianych niż do studentów, ale bywa różnie)
• zasada nr 8: spraw indywidualnych nie rozpatrujemy na forach publicznych - jeśli to się zdarza, to wyłącznie w przypadkach, które wbrew pozorom nie są indywidualne i dotyczą wszystkich (lub dużej części) studentów lub wykładowców
• zasada nr 9: mój adres (mimo iż służbowy) przeznaczony jest dla wykładowców oraz do korespondencji z prof. Magdaleną Kachniewską (czyli dla studentów z moich wykładów i seminariów).  Jeśli poszukują Państwo kontaktu z Dziekanem, to właściwym adresem jest dsm[at]sgh.waw.pl, a jeśli sprawa dotyczy studenta konkretnego toku studiów, to najszybciej pomoże asystentka toku (podobnie ma się rzecz z korespondencją z Panią Dziekan Górak Sosnowską i pozostałymi prodziekanami).

Wbrew pozorom pisanie prosto do mnie opóźnia sprawę, a nie przyspiesza (muszę przekierować e-mail do asystentki, która udzieli wyjaśnień). Czyli wracamy do zasady nr 3.

Jeśli już jednak mail trafia do mnie: staram się udzielać odpowiedzi na bieżąco, najpóźniej w ciągu doby. Ponieważ jednak wbrew logice usiłuję zachować kontakt z Nauką, co wymaga wyjazdu na konferencję albo napisania referatu, to czasem odłączam i wysyłanie maila w odstępach 8 minutowych (to był rekord jednego z wykładowców) kompletnie nic nie daje.

• zasada nr 10: jeśli nie odpowiem w ciągu doby można ponowić kontakt - wcześniej to zbytnia natarczywość.

Jeśli niepokój jest wielki - to można napisać do dowolnego prodziekana, kierownika DSM lub na adres dsm[at]sgh.waw.pl

Prośby organizacji studenckich i jednostek naukowych, żeby na boczku bloga umieścić reklamę jakiegoś przedsięwzięcia komercyjnego - stanowcze nie! (nie jest to blog zarobkowy - wręcz przeciwnie, sporo do niego dokładamy).

Natomiast:

• zasada nr 11: jeśli inicjatywa adresowana jest do studentów, a nie ma wymiaru komercyjnego i może stanowić wartość sama w sobie - poświęcimy jej chętnie wpis na blogu (tak było np. z koncertem świątecznym i graduacją) lub miejsce na FB (tak było z Google Online Marketing Challenge). W tym drugim przypadku dobrze, jeśli info ma formę dostosowaną do stylu FB (mem obrazkowy albo film)

Proszę też nie zwracać się do nas z prośbą o mailing - konta studenckie służą do obsługi procesu dydaktycznego i dostarczania związanych z tym informacji. Nie mogę zgodzić się na ich udostępnienie w celach reklamowych. Jeśli mimo tego jakaś inicjatywa wydaje się Państwu godna złamania tej zasady - to proszę zwrócić się do JM Rektora SGH.

www.lozbjn.edu.pl

Co do tematów poruszanych w komentarzach (tutaj i na FB) -  poza pytaniami podrzucają czasem Państwo wnioski racjonalizatorskie. Zawsze warto! Nawet jeśli z jakiegoś powodu nie da się ich (od razu) wdrożyć, to pomysły są mile widziane. Natomiast zrzędy, trolle i inne monstra, które narzekają, w celu narzekania, mocno utrudniają korzystanie z bloga - polecam przerzucenie się na twórczość własną (np. sugerowany blog "Nie dla DSM"). Nie wiem, jaki byłby cel takiej strony, ale jedni lubią się wspólnie śmiać, a inni narzekać, więc dlaczegóżby nie?

• zasada nr 12: nie chcesz pomóc - nie przeszkadzaj

Ważna rzecz to feedback. Jeśli coś wyjaśniam lub doradzam i proszę o informację zwrotną, to znaczy, że jest ona ważna:

• zasada nr 13: prosisz o wyjaśnienie lub pomoc - odezwij się, czy wszystko zadziałało jak należy. "Dziękuję" też jest mile widziane...

Ostatnia sprawa - poruszana wielokrotnie - to adresy. Toteż:

• zasada nr 14: używamy poczty w domenie sgh.waw.pl

Rzecz o informacji i informatykach

O niewłaściwych adresach próśb i zapytań była już co prawda mowa, ale (nie pierwszy raz to się potwierdza) są tematy, o których można pisać bez końca...

Tym razem chciałabym wspomóc Centrum Informatyczne, które, niezależnie od faktycznych kwalifikacji, zarzucane jest pytaniami wykładowców i studentów o sprawy podlegające kompletnie różnym komórkom. Wykładowcy domagają się od informatyków informacji o salach, godzinach zajęć, proszą nawet o uruchomienie lub blokowanie zajęć. Studenci proszą o podanie harmonogramu lub pytają... kiedy dziekanat coś tam zrobi, albo czegoś nie zrobi.

Pomimo, że słowa informatyk i informacja mają ten sam źródłosłów, to faktyczny podział kompetencji wygląda w uproszczeniu tak:

• listę przedmiotów do uruchomienia przygotowują dziekanaty, odpowiednio studium lic. (dsl [at] sgh.waw.pl) lub magisterskiego (dsm [at] sgh.waw.pl)
• harmonogram zajęć (w tym przydział konkretnych sal i godzin zajęć) układa Dział Nauczania (dn [at] sgh.waw.pl)
• kwestie techniczne i oprogramowanie to domena Centrum Informatycznego (wirtualny.dziekanat [at] sgh.waw.pl)

Analogicznie do powyższej informacji proszę postępować, jeśli chodzi o działania związane z systemem oświadczeń do POLon-u (w marcu kolejna runda) czy też wgrywania prac mgr do SOLAD-u. Jeśli coś nie działa w sensie oprogramowania - to faktycznie adresatem zapytania powinno być CI. Ale na pewno żaden informatyk nie zapewni studenta, że może złożyć pracę magisterską tydzień później, bo "się zadżemował system" (cytat z podania pewnego studenta). CI może potwierdzić, że system SOLAD w wyniku zbyt dużego obciążenia 29 grudnia faktycznie nie działał poprawnie. Ale podanie w sprawie przedłużenia terminu złożenia pracy musi trafić do dziekana.

Z kolei adresowanie do mnie (jako dziekana SM) pytania "dlaczego się wiesza system deklaracji" nie ma żadnego sensu. Mogę zgadywać, że w ostatnim dniu zbyt wielu studentów jednocześnie przypomniało sobie o deklaracjach - ale usterki nie jestem w stanie usunąć. Prośby w podobnych sprawach mogę oczywiście przekierować do CI - ale po co tak wydłużać drogę obiegu informacji?

Skomplikowana sztuka pisania podań

O podaniach była już mowa, np. tutaj, ale nadal trafiają w moje ręce różne kurioza...

Student wnioskujący o cokolwiek u dziekana powinien zerknąć do regulaminu, gdzie znajdzie gotowe sformułowania. Jeśli np. ubiega się "o wznowienie studiów na dzień egzaminu dyplomowego" (§ 66) to powinien to właśnie napisać. Tymczasem niedawno rozpatrywałam wniosek z "prośbą o dopisanie na listę studentów na jeden dzień". Dopiero po rozmowie z asystentką ustaliłam, że studentka dostarczyła pracę magisterską (po skreśleniu z listy studentów) i chciałaby się obronić korzystając z prawa, jakie przysługuje jej na mocy owego § 66.

Aż mnie korciło, żeby napisać "zgoda, ale tylko na dzisiaj"...

Częstym błędem jest występowanie z wnioskiem o dwie-trzy sprawy na jednym formularzu. Bywa tak, że jedna z nich warunkuje drugą. Np. student składa podanie o "zgodę na wpis warunkowy na III semestr oraz zgodę na urlop dziekański i jednoczesną możliwość studiowania na II kierunku". 

Uff! Poza tym, że w regulaminie nie występuje pojęcie urlopu dziekańskiego (§ 57), to w dodatku urlop (załóżmy, że chodzi o okolicznościowy) przysługuje studentowi dopiero "po zaliczeniu semestru studiów poprzedzającego złożenie wniosku" (§ 58). Warunek wyklucza więc jednoczesną możliwość ubiegania się o urlop. Z kolei zaliczenie przedmiotów warunkowych umożliwia wystąpienie o urlop - ale na wniosku musiałam już wcześniej napisać brak zgody. Do tego "studentowi odbywającemu studia w SGH na więcej niż jednym kierunku udziela się urlopu równocześnie na wszystkich tych kierunkach". Uważny czytelnik znajdzie jednak furtkę: "W okresie urlopu student, za zgodą dziekana i na warunkach przez niego określonych, może brać udział w niektórych zajęciach oraz zaliczać niektóre przedmioty objęte planem studiów".

Ładując wszystkie sprawy w jednym podaniu powodujecie, że mogą zostać rozpatrzone w sposób dla Was mało korzystny. W przyszłości - mam nadzieję - będziecie menedżerami. Nikt nie będzie za Was obmyślał wariantów rozwiązań ani podejmował decyzji, z której opcji skorzystać. Ćwiczcie na swoich podaniach...

Pytacie często o elektroniczny system podań, który zamarł. To fakt. Centrum Informatyczne jest przeciążone pracą nad systemem deklaracji i nasza radosna twórczość w zakresie nowych podań elektronicznych została zawieszona. Ale Dziekan Matusewicz powoli przygotowuje wdrożenie kolejnych formularzy. Jak tylko się pojawią - dam znać.

Dobra wiadomość natomiast jest taka, że pojawia się nowa funkcja WD - właśnie testowałam ją w ostatni wknd. Określone grupy odbiorców będą na swoich kontach w WD otrzymywać w wyznaczonych dniach komunikat, który można wcześniej zapreliminować oraz określić czas jego ważności (po upływie tego czasu komunikat zniknie). Docelowo komunikaty będą mogły być też adresowane do wykładowców, asystentów toku itd. bez pośrednictwa tradycyjnej poczty elektronicznej.

Zdaję sobie sprawę, że ta funkcja wydaje się absolutnie podstawowa i każdy użytkownik FB czy Allegro zadaje sobie pytanie, jak można się nią cieszyć w XXI wieku. No cóż - dwa miesiące pracy w dziekanacie nauczyły mnie cieszyć się różnymi drobiazgami - szczególnie jeśli, wiem ile pracy i wysiłku za nimi stoi. A tym bardziej - kiedy wiem, że jeszcze niedawno miałam problem, jak do Was dotrzeć z najprostszymi komunikatami...

Koniec i kropka... do marca

System oświadczeń zamknięty i... zaraz zaczęły wpływać maile od kolejnych studentów, którzy jednak chcieliby złożyć oświadczenia. Przyjdzie poczekać do marca...

Informacja o otwarciu systemu oświadczeń trafiła na Wasze konta dwukrotnie (za pierwszym razem, kiedy system był otwarty planowo, a za drugim, kiedy okazało się, że ponad 200 osób nie dopełniło tego obowiązku). Nie wiem, czy było warto otwierać go powtórnie. Z jednej strony około 100 osób uzupełniło swoje oświadczenia (+). Z drugiej strony wyrabiamy w Was odruch oczekiwania na pomoc w każdej sytuacji, kiedy dopuszczacie się kolejnych zaniedbań (-).

Pada pytanie: "Co mi teraz grozi, Pani Dziekan?!". Ministerstwo na podstawie oświadczeń ustala listę osób uprawnionych do nieodpłatnego studiowania, za które poszczególne uczelnie mogą uzyskać dotacje. Brak nazwiska na liście oznacza ryzyko utraty dotacji. Z tym wiąże się konieczność samodzielnego ponoszenia kosztu studiów. 

Zasada wydaje się fair: jeśli oczekujesz, że podatnicy zapłacą za Twoje studia - dopilnuj terminowego złożenia oświadczenia. Liczę, że dopóki obowiązują przepisy przejściowe, Ministerstwo nie będzie zbyt rygorystyczne i zbiera oświadczenia po to, że by nas oswoić z nowym obowiązkiem. W przyszłości (czyli już w marcu) proszę się jednak lepiej pilnować.

Przypominam o regulaminowym (§ 11) obowiązku sprawdzania poczty. Zagorzali wrogowie skrzynki w domenie sgh.waw.pl mogą przekierować maile na inny adres (Samorząd opracował instrukcję, o której już wspominałam). Oświadczenia składać należy w każdym semestrze (baza Ministerstwa zasilana jest do 15.11 i do 15.03), co  oznacza, że co roku na początku listopada i na początku marca, czeka nas ta sama zabawa.

I trochę optymistyczniej na koniec: na 2 tys. studentów tylko nieco ponad 100 nie złożyło oświadczenia. W tamtym roku proporcje były znacznie gorsze, więc:

• dziękuję wszystkim solidnym, 
• dziękuję za przypominanie obiegiem pantoflowo-fejsbukowym 
• i wreszcie dziękuję pracownikom dziekanatu, którzy dwukrotnie ślęczeli nad wysyłką informacji, godzinami odznaczali w systemie złożone "papierowe" oświadczenia i analizowali, kogo nam jeszcze brakuje.

sgh.waw.pl

Przypominam Państwu o konieczności zweryfikowania swoich haseł do poczty w domenie sgh.waw.pl. Jest to jedyny kanał komunikacji, którym jestem w stanie (a raczej byłabym, gdyby studenci korzystali z tej poczty) docierać z informacją do wszystkich studentów. Konto w domenie sgh.waw.pl jest powiązane z Waszym kontem w WD oraz kontem w systemie ALBS ("album studenta") i tylko tą drogą mogę wysyłać pilne informacje, które nie powinny zalegać zahibernowane w aktualnościach, do ktorych niewielu z Was zagląda.

Kompletnie nie przekonały mnie żadne protesty - w większości niepoważne. Protestować przeciwko jedynemu systemowi informowania może tylko ktoś, kto zaproponuje lepszy system (oraz za niego zapłaci) albo ktoś, komu po prostu nie zależy na otrzymywaniu informacji. Osoby, które nie weryfikują swoich kont a dodatkowo zniechęcają innych - strzelają sobie w stopę. Z tego co widzę, sporo komunikatów już trafiło w przestrzeń międzyplanetarną albo inną czarną dziurę - w tym niezwykle ważna dla Was informacja o obowiązku złożenia oświadczeń (przypominam został 1 dzień!). Blog jest fajnym miejscem do ploteczek albo edukowania z zakresu regulaminu, ale na pewno nie można go traktować jak poważnego kanału informacyjnego (w tej chwili mamy ok. 850 czytelników - czyli niewiele jak na ponad 5400 studentów). 

W najbliższym czasie czeka nas w DSM wysyłka sporej liczby informacji - w tym odnoszących się do nowego systemu deklaracji semestralnych (wraz z instrukcją). Proszę pocztą pantoflową przekazać tym, którzy nie czytują bloga ani aktualności, żeby sprawdzili aktualność haseł, bo nie będą wiedzieli czym tegoroczny system będzie się różnił od poprzednich.

Proszę też wybaczyć, że nie będę się odnosiła do żadnych komentarzy pod tym postem - w przeciwieństwie do pozostałych informacji, ta nie pozostawia miejsca na dyskusję. Jeśli znajdzie się pomysłodawca innego rozwiązania informacyjnego dla SGH - proszę skierować propozycję do JM Rektora SGH.

Ponawiam też prośbę o weryfikację danych w WD oraz ich aktualizowanie (np. w przypadku zmiany nazwiska, zmiany adresu itp.). Co jakiś czas drukujemy błędnie wypisane dyplomy, a Państwo ponoszą ich koszt. Zdarza się też, że powiadomienie o uruchomieniu procedury skreślenia, zostaje wysłane pod nieaktualny adres i student nie może podjąć kroków, żeby się uchronić przed skreśleniem (czasami wystarczy proste podanie!). 

Drugorzędne znaczenie ma według mnie zapis w regulaminie (§ 11) oraz fakt, że ja osobiście nie odpowiadam na zapytania z adresów innych niż sgh.waw.pl. Podstawową przyczyną zastosowania się do mojej prośby, powinien być Wasz instynkt samozachowawczy :-)

do @usłyszenia@ na sgh.waw.pl ;-)

3 godziny

Trzy godziny. Tyle czasu każdego dnia roboczego są otwarte okienka. Tyle też wiadomo o pracy dziekanatu. Bo tyle widać. Pozostałe 5 godzin pracy asystentek toku owiane jest mgłą tajemnicy i spekulacji. Znaki zapytania kłębią się w studenckich głowach, a niekiedy są przedmiotem dywagacji na forach internetowych. Bo cóż można robić w dziekanacie, gdy okienko jest zamknięte?

Zainspirowana jednym z for internetowych postanowiłam sprawdzić na losowej próbie studentów, czy ktokolwiek wie, dlaczego okienka czynne są przez 3 godziny dziennie. W czwartek zadałam to pytanie swoim studentom na Socjologii (około 40+ osób). Odpowiedzi nie znał nikt, za to pojawiło się kilka głosów wskazujących na wagę tego pytania ("no właśnie!", "sama bym chciała wiedzieć!").

A oto i ona: okienka są czynne przez 3 godziny dziennie, ponieważ przez pozostałe 5 godzin asystentki toku przetwarzają zgromadzony materiał, jak i zajmują się innymi Waszymi sprawami. Oto przykłady czynności:

• czytanie i odpowiadanie na maile, niejednokrotnie tej samej osobie po parę razy (bo jak student zobaczy, że się w danym momencie odpisuje a on akurat siedzi po drugiej stronie monitora, telefonu czy innego tableta, to ma od razu pytania pomocnicze);
• odpowiadanie na korespondencję wewnętrzną (np. udzielnie dodatkowych informacji do podań złożonych do Rektora, Prorektora);
• wprowadzanie decyzji z podań (np. opłat za warunki, przedmiotów dopisanych wypisanych, naliczanie opłat, obecnie wprowadzanie seminariów i korekt deklaracji);
• wprowadzanie protokołów, rozliczanie semestrów + drukowanie kart egzaminacyjnych, szykowanie absolutoriów i przekazywanie prac do recenzji; 
• chowanie wszystkich papierów złożonych przez studentów i nie tylko do teczek;
• szykowanie i wysyłanie listów (takich normalnych papierowych) z decyzjami o urlopach, skreśleniach, wezwaniach;
• pomimo wszystko odbieranie telefonów ;-)
• wędrówki do archiwum po teczki już tam przekazane i do innych biur na uczelni;
• współpraca w wykładowcami (i tu cały wachlarz zagadnień...).

Zagadkę 5 godzin można, jak widać, dosyć łatwo i wielostronnie rozwiązać. Asystentki toku zastanawiają się natomiast, skąd tyle domniemań i spekulacji...?

Współautorstwo: mgr Irena Senator

PS: Ale żeby nie było całkowicie jednostronnie muszę przyznać, że reprezentacja "Magla", która robiła z nami wywiad do listopadowego numeru, bez trudu udzieliła odpowiedzi na to pytanie. Jest to zarazem zapowiedź tego, że w najnowszym "Maglu" sporo będzie o DSM. Ale o tym w listopadzie! 

"Tak" dla Halinek!

Najpierw się wyszlocham: w ciągu ostatnich 3 dni dostałam ponad 200 maili z czego 67 o charakterze:

• obraźliwym lub wulgarnym (nie będę cytować, ale zaimponowały nawet moim synom wychowanym na Targówku, starszy powiedział "To chyba chłopaki z Powiśla", młodszy tylko "Wow!")
• prześmiewczym, za to pełnym mściwej satysfakcji
• zawistnym i złośliwym ("i jak tam radio Pani Dziekan? A może by tak troszkę popracować?")

No cóż efekt powszechnie dostępnej skrzynki adresowej :-)

A teraz good news: dostaję mnóstwo maili (także od wykładowców), że wreszcie jest fajnie i że mają nadzieję, że będzie coraz fajniej. Cieszą się np. ci, którzy dowiedzieli się, że można realizować pensum pracując w Komisjach obron mgr, ci którzy dowiedzieli się, że można mieć wpływ na dobór terminu egzaminu, że można załatwiać (także dla swoich studentów) różne rzeczy niemożliwe i żaden zapis tego nie zabrania :-) Byłoby podłe z mojej strony, gdybym koncentrowała się na łyżkach dziegciu.

Studentom BARDZO dziękuję za miłe maile w sprawie asystentek toku. 23 osoby napisały, że pomimo październikowego zamieszania atmosfera przy okienkach jest (cytuję) "naprawdę ludzka i nie wiem, o co się Pani Dziekan martwi" oraz "czasem Panie mają wejścia a la Halinka, ale da się to wziąć humorem". Jedna z milszych wiadomości - "byłam w tamtym tygodniu w dziekanacie - pierwszy raz w tym roku, bo odwlekałam jak mogłam - w dodatku zbyt późno przyniosłam korektę. I Pani X tylko mi palcem pogroziła. Szkoda, że Pani Dziekan tego nie widziała. Czy Pani bywa w dziekanacie?"

Ostatnie pytanie mnie rozwaliło - ale i tak się ucieszyłam. Jest mi naprawdę miło, że potraficie wybrać te miłe momenty, bo ja sama łapię się na tym, że rzadko mówię Paniom coś miłego - zazwyczaj tylko poganiam z kolejną pracą albo "odpytuję" z waszych teczek. A potem wieczorem przypominam sobie, że nie podziękowałam za kawę, za pomoc w wyjaśnieniu trudnej sprawy, za podłączenie drukarki itp.

A najwięcej miłych słów padło pod adresem Pani Irenki Senator i Pani Ani Buckiej. Na sto procent przekażę - także tym Paniom, które były wymienione choćby raz. Może zresztą wprowadzę jakieś "halinkowe odznaki" - czekam na wasze pomysły w tej kwestii.

Jestem prawdziwą fanką "Pani Halinki" - Panie w dziekanacie też :-)

I nikt nas nie powiadomił :-(

Widzę, że Państwo bardzo często podają prywatne (nie sgh-owskie) adresy mailowe, jako właściwe do kontaktu. Nie chcę Was zaskakiwać nagłymi zmianami, ale powolutku proszę zacząć się przyzwyczajać do myśli, że lada moment (początek listopada 2012 r.) wprowadzę w DSM zakaz odpowiadania na e-maile przychodzące z innych domen niż SGH. 

Zanim posypią się negatywne komentarze - proszę wczytać się w moją argumentację.

Po pierwsze - adres w domenie sgh pozwala mieć nadzieję, że dostałam maila od studenta (i to z numerem albumu), czyli od osoby, z którą faktycznie mam obowiązek się kontaktować. 

Po drugie - fakt korzystania z innych domen często powoduje, że nie sprawdzają Państwo skrzynek sgh-owskich. A to jest adres, na który wysyłamy informacje automatyczne (z WD, z ALBSA i innych platform do obsługi studentów). Zdarzały się już złośliwe komentarze (także na FB), w których studenci wykpiwali "nową politykę" dziekanatu, który jednocześnie nie potrafi skutecznie komunikować prostych spraw. W 11 na 14 przypadków mogłam udowodnić, że wysłane zostały informacje, ale nie doczekaliśmy się potwierdzenia odbioru. Mam nadzieję, że przyzwyczajenie do sprawdzania skrzynki "sgh" pozwoli uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości.

Mogę przewidzieć część Waszych kontrargumentów. Studenci często twierdzą, że z adresu SGH nie sposób korzystać. Owszem - sposób. Ja z niego korzystam, odkąd istnieje ta domena pomimo, że mam też kilka adresów prywatnych. Jeśli ktoś nie lubi otwierać kilku serwerów, żeby wszędzie sprawdzać pocztę - to można zainstalować program pocztowy (ja zawsze propaguję "ptaka").

PS: skorzystam z przywileju administratora i zamiast w komentarzu - tutaj odniosę się do komentarza byłego przewodniczącego Samorządu Studentów SGH. Głównie dlatego, że znajdą się w mojej odpowiedzi dodatkowe informację.

1. Po pierwsze polecam Państwa uwadze paragraf 11 ust. 1 regulaminu studiów.

2. Informacje z WD (i inne "automaty") i tak IDĄ NA KONTO SGH-owskie. ŻADNA ZMIANA TUTAJ NIE NASTĄPI, niezależnie od tego, czy adresy Państwu nadawane są fortunne, czy niefortunne.

3. Dziwi mnie sugestia, że żadnych ważnych informacji automatem Państwo nie uzyskują. Teraz rozumiem skąd biorą się studenci, którzy tuż przed obroną dziwią się, że ich dług wobec SGH przekracza 8 tys. zł. Widać wezwania do zapłaty uznają za nieistotne...

4. Wbrew sugestii Pana Wojtka, studenci chcą otrzymywać różne powiadomienia na indywidualne konta. Żądanie jak najbardziej słuszne. Czasem informacja dotyczy grup 100-osobowych, więc jedyną możliwością jest rozesłanie informacji przez ALBSA (czyli na konta w domenie sgh.waw.pl). Ale nie ma żadnego problemu, żeby jakiś student reprezentujący Samorząd, usiadł na kilka dni w Dziekanacie, przy naszych "śmigających komputerach" i wbijał cierpliwe adresy typu "misiaczek@buziaczek" a następnie odpowiadał na pytania dlaczego informacja nie przyszła natychmiast.

5. Teraz odniosę się do kwestii dla mnie najważniejszej - o czym było w poście, ale Panu Wojtkowi umknęło. Studenci otrzymując ode mnie odpowiedzi na maila, nie odbierają ich, bo nie korzystają z poczty sgh. Teraz dodam, dlaczego to takie ważne: ja nie rozsyłam spamu ani newsletterów. Jeśli piszę do kogoś indywidualnie, to jest to najpewniej istotna sprawa, skoro trafiła aż do dziekana. Jej rozpatrzenie zajmuje czasem cały dzień (archiwum, korespondencja z innymi komórkami). Takich spraw mam ok. 15 dziennie i nierzadko ważna jest kwestia godzin, a nie tylko dni. Nie mam czasu na "buziaczki" ani rozczulanie się nad pięknem adresu mailowego. Mam przed oczami człowieka, który nie uzyskał pomocy ani w Samorządzie, ani w żadnej innej komórce, a jest nierzadko w dramatycznej sytuacji. I muszę mieć pewność, że ta osoba odbierze pilnie maila - a jedyny, jakim dysponuję, to ten z bazy SGH.