Realny trud wirtualnych podań

System elektronicznych podań był już dostępny w WD kilka miesięcy wcześniej, jednak ruszył pełną parą dopiero w bieżącym semestrze. W dużej mierze zawdzięczamy to wprowadzeniu kolejnego formularza – o przedłużenie sesji, bardzo obecnie na czasie. 

Od początku nowego semestru Dziekanat pracuje na poczwórnych obrotach. Asystentki toku rozliczają semestr zimowy (jeżeli jest to ostatni semestr – przygotowują teczkę studenta do obrony), niektóre kończą wydawanie dokumentów nowym studentom, pani Kasia przyjmuje setki protokołów… Do tego dochodzą kolejne zmasowane sprawy – dopisywanki i wypisywanki z zajęć, kolizje, przedłużanie terminu złożenia pracy magisterskiej… i przedłużenie sesji. Niby są to standardowe zadania Dziekanatu, ale skumulowane w pierwszych tygodniach skutecznie sprawiły, że część Asystentek toku systematycznie zostawała po godzinach w pracy (dzisiejszy „urobek” z podań u jednej z nich podpisywałam prawie 1,5 godziny), a i my same wychodziłyśmy regularnie z Dziekanatu w zasadzie wieczorami (mój ostatni dyżur trwał ponad 3 godziny i skończył się na korytarzu). 

Tyle sprawozdania z pierwszych tygodni nowego semestru, a teraz przejdźmy do sedna – czyli wirtualnych podań. Niby prosta sprawa dla pokolenia Facebooka, ale jednak warto zwrócić uwagę na kilka spraw (kwestię niezałączających się załączników pomijam, bo to sprawa CI): 

• Podanie składane elektronicznie to jednak nadal podanie i wymaga odpowiedniej formy. Forma „Witam” (albo: „Witam! Mam problem z..."), „Dzień dobry” „Proszę Pani,” jest równie mało fortunna co w przypadku podania papierowego.
• Podania elektroniczne mają swoją strukturę – należy się jej trzymać. Jeżeli jest miejsce na wpisanie uzasadnienia, nie warto powielać treści podania, która wypełniana jest przez system automatycznie, tylko od razu przechodzić do sedna.
• Zarazem – skoro jest miejsce na uzasadnienie czy cokolwiek innego – nie należy go ignorować. To naprawdę nie zostało wymyślone w celu zapełnienia kartki.
• Elektronicznie składają Państwo te podania, które mają dostępne wzory. Napisanie na podaniu o np. przedłużenie sesji, że prosi się o wydanie legitymacji zostanie najpewniej rozpatrzone – hm – no właśnie, jak?
• Warto wiedzieć, jak nazywa się Asystentka toku, która Państwa obsługuje. Wysłanie podania do losowo wybranej Asystentki najpewniej opóźni jego rozpatrzenie, ponieważ musi zostać wydrukowane a następnie znaleźć swoją adresatkę (co przy obecnym obciążeniu pracą może potrwać i ponad dobę). W dniu dzisiejszym segregowaliśmy kilkadziesiąt bezpańskich podań, które spłynęły do alfabetycznie pierwszej na liście Asystentki, będącej od kilku dni na zwolnieniu… 
• Wysłanie tego samego podania do kilku Asystentek naraz nie przyspieszy rozpatrzenia sprawy. Ba, może ją nawet opóźnić, ponieważ każde podanie musi być rozparzone… 
• Kilkukrotne wysyłanie tego samego podania do tej samej Asystentki również sprawy nie przyspiesza. Ba, stawia (pro)dziekana w kłopotliwej sytuacji – co ma napisać na drugim podaniu studenta X w kwestii Y? „Por. moja odpowiedź na poprzedniej kopii”? 

Sprawy są w większości banalne i oczywiste, ale prosimy o zwrócenie na nie uwagi. Dzięki temu sprawniej przejdziemy przez cosemestralny początkowy okres Sturm und Drang. No, chyba, że ktoś będzie nas chciał z premedytacją zafloodować…