Macierze wielkanocne, czyli marzenia Dziekanki

Z perspektywy studentów i wykładowców dziekan wydaje się kimś, kto coś może. W rzeczywistości jest egzekutorem regulacji wewnątrz- i pozauczelnianych. Najemnikiem wykonującym zadania, które czasem ciężko jest realizować stworzeniom choć odrobinę sapiens. Po części to wina samych regulacji, po części rozwiązań informatycznych.

Począwszy od oświadczeń do systemu POLon (wymóg ustawowy), poprzez system protokołów egzaminacyjnych (skrzyżowanie wymagań Ministerstwa i SGH), a skończywszy na systemie deklaracji semestralnych (SGH) i planowaniu harmonogramu zajęć (SGH) - prawie wszystkie obsługiwane przez Dziekanat procedury noszą jakieś poważne wady powstałe już na etapie projektowania. Poważnym problemem jest brak wielowymiarowej analizy wzajemnych zależności występujących między tymi systemami (protokoły a system oświadczeń, oświadczenia a dotacje, dotacje a wynagrodzenia, wynagrodzenia a dydaktyka, dydaktyka a deklaracje studenckie, deklaracje a protokoły - a potem to wszystko na skos i w pionie, czyli macierz, jak malowanie). 

Prawie każdy z wymienionych procesów obsługiwany jest przez odrębny system informatyczny - zazwyczaj niekompatybilny z pozostałymi: Celkat (harmonogram zajęć i planowanie wykorzystania sal dydaktycznych), Wirtualny Dziekanat (obsługa wykładowców i studentów), ALBS (album studenta), platforma e-learningowa (zajęcia e-learningowe i niezbędniki do zajęć). A to pewnie jeszcze nie wszystko - tyle udało mi się rozgryźć przez ostatnie pół roku.

Centrum Informatyczne dwoi się i troi, żeby ożenić wodę z ogniem - efekty są mizerne. Jako wykładowca od 6 lat prowadzę zajęcia e-learningowe i co semestr przepisuję ręcznie oceny z "dziennika elektronicznego" do protokołu w WD, następnie drukuję protokół, podpisuję i w zębach odnoszę do dziekanatu. Obecnie towarzyszy temu schizofrenia - musiałam sama sobie udzielić nagany, bo chciałam w dziekanacie złożyć protokół bez podpisu, czego jako Dziekan(ka) nie mogłam zaakceptować.

Przez kilkanaście lat trwałam w przekonaniu, że wywieszanie ocen w gablocie przed Katedrą nie ma sensu, bo przecież wpisałam je w WD. I nagle odkrywam, jako Dziekan(ka), że zwlekając ze spacerkiem z budynku C do budynku G, trzymałam w niepewności swoich studentów. Dlaczego? Otóż moi studenci mają oceny wystawione w WD, ale ich na oczy nie ujrzą, dopóki pracownik dziekanatu nie odznaczy (ręcznie), że protokół został złożony. Dopiero wtedy oceny zostają zaciągnięte z wirtualnego protokołu (który widzi tylko wykładowca) do albumu studenta (który widzi asystentka toku) i na indywidualne konto studenta w WD (gdzie wreszcie może je zobaczyć sam zainteresowany). Każde z tych działań musi zostać ręcznie uruchomione...

Protokoły egzaminacyjne, które powinny stanowić zwieńczenie wszelkich kontaktów wykładowcy ze studentem, stają się niejednokrotnie zarzewiem konfliktu, lub co najmniej długotrwałej korespondencji. Dwu- lub wielostronnej, jeśli zostanie w nią wciągnięty Dziekan, Prorektor lub sam Rektor. Ponieważ z braku choćby jednej oceny student nie będzie promowany na kolejny semestr - niemożliwe staje się złożenie oświadczenia o prawie do nieodpłatnego studiowania. Wkraczamy w obszar kolejnej procedury, którą trzeba ręcznie rozpracować, żeby zapanować nad maszynami, które miały nam ułatwić życie. Asystentki toku wykonują pracę robotów, które siedzą nadal w opowieściach Lema i śmieją się nam w nos w XXI wieku.

Najpiękniej niewydolność systemów przejawia się w okresie deklaracji semestralnych. Kilka tysięcy studentów i kilkuset wykładowców oraz Dział Nauczania (DN) tworzący harmonogram zajęć, biorą udział w zbiorowym szaleństwie, które jest układem równań z samymi niewiadomymi: studenci mają się zapisywać na wykłady, nie wiedząc, które z nich zostaną ostatecznie uruchomione, wykładowcy mają trwać w pogotowiu do pierwszego dnia semestru a nawet dłużej, dopóki DN nie przydzieli godzin i sal, DN pracuje z jedną i drugą grupą na systemie niekompatybilnym tak z WD, jak i z ALBsem - wszystkie dane są importowane i eksportowane "na piechotę"... A co wynika z tej plątaniny?

Teoretycznie powinny ruszyć wszystkie wykłady, na które są chętni... Jednak po pierwszej turze wyborów następuje (ręczna) selekcja zajęć do uruchomienia (ten chce, tamten nie chce, jeszcze inny chce, ale mniejszą/większą grupę). Potem - również na pół ręcznie - tworzony jest harmonogram (przypisane sale dydaktyczne i godziny zajęć). Teoretycznie ten harmonogram jest ostateczny chyba, że:

• wykładowca, który się zgodził  na prowadzenie zajęć - jednak się rozmyślił bo są o 8.00 rano w sobotę. Grupa "sierot" rzutem na taśmę szuka innego wykładu, który ruszył i na który zostały jakieś wolne miejsca.
• grupa studentów, która liczyła 23 osoby, rozpada się, bo to były martwe dusze, które "pomagały" uruchomić grupę znajomym. Niby pomoc to niezła rzecz, ale w tym przypadku grupa i tak się rozpadnie a "sieroty" zostaną.
• przychodzi początek zajęć i wykładowca stwierdza, że zaplanowany przez DN wykład jednak koliduje z pracą dla konkurencji lub innymi obowiązkami pozauczelnianymi. Bez porozumienia z Dziekanatem wykładowca zmienia swój indywidualny plan zajęć rozwalając resztki sensownego planu studentom, którzy się już do niego zapisali...

Reforma uczelni, w której miotamy się między powierzchownymi decyzjami (kolegia, szkoły czy wydziały), powinna zacząć się od wzmocnienia fundamentów. A fundamentem są rozwiązania informatyczne, które pozwolą programistom uszczelnić system i zapobiec jego ręcznym poprawkom oraz uczynią go przejrzystym. Na etapie deklaracji - jeśli pozostajemy przy dowolności wyboru wykładowców i przedmiotów - nie wystarczy obecne rozwiązanie, w którym studenci wchodzą dwa razy do systemu: raz, żeby się zapisać i drugi raz, żeby zobaczyć, że wszystko się posypało.

System (jeden, a nie zlepek kilku!) powinien być otwarty jednocześnie dla wielu stron i automatycznie przetwarzać informacje, jakimi zasilają go studenci (na co chcę się zapisać), wykładowcy (co i kiedy mogę prowadzić) i upoważnieni pracownicy (wprowadzający np. dane o wielkości i dostępności sal dydaktycznych). Powinien wiązać rozstrzygnięcia natury dyscyplinarnej (czy złożone zostały w terminie protokoły, deklaracje, oświadczenia) z możliwością podejmowania dalszych działań w systemie przez daną osobę. Taki system na pewno nie powstanie siłami jednego (SIC!) programisty SGH - wymaga doskonałego i dobrze wynagradzanego zespołu (programiści na Giełdzie podobno zarabiają więcej niż Prezes GPW). Ale może zdołałby ogarnąć złożoność zjawisk i uporządkować jakoś tę... matrix!

A co samej do reformy... Marzy mi się coś więcej niż powielanie znanych rozwiązań. Mając dobry system informatyczny moglibyśmy zaszaleć z uczelnią, w której kształt kierunków podlega okresowej wielostronnej dyskusji i modyfikacji, z uczestnictwem wszystkich zainteresowanych (a nie tylko profesorów), w której przy wykorzystaniu istniejących zasobów w trybie setek "transakcji" tworzą się plany zajęć i grupy dydaktyczne, polegające na ciągłej komunikacji i wymianie doświadczeń i ocen ich uczestników (przede wszystkim studentów). 

Odpowiednio zmodyfikowany system punktów (lub wirtualnej waluty - nie mylić z ECTS!) służyłby jednocześnie wycenie realizowanego przez studenta procesu dydaktycznego, jak i ocenie wykładowcy (liczba wyborów, razy liczba godzin, razy pora dnia/tygodnia a nie tylko liczba grup studenckich, publikacje i wystąpienia na konferencjach przeliczane na punkty oceny). W tym systemie powinny być uwzględnione także studenckie oceny jakości prowadzonych zajęć (w tym seminariów, które obecnie są praktycznie poza kontrolą, tym bardziej, że prace mgr nadal nie są publikowane).

(Eeeech... "szok przyszłości" i wizje Tofflerów, koniec historii Fukuyamy - a ja nadal tłumaczę ludziom, dlaczego muszą przyjść do Dziekanatu i podpisać protokół....)

Żmudny, długotrwały i mało elastyczny proces zgłaszania zajęć do Informatora też powinien zostać włączony w kształt takiego systemu. Inicjatywa powinna wychodzić nie tylko od wykładowców, ale także od studentów, którzy wiedząc, jakie szkolenia prowadzę na tzw. "rynku", często pytają wprost, czy nie poprowadziłabym jakiegoś wykładu. "Tak - odpowiadam - za rok lub dwa, kiedy będzie ogłoszony konkurs na nowe wykłady...".

I do tego wszystko w formie aplikacji na smartfona, żeby student mógł zerknąć, co tam z jego deklaracją, nie wychodząc z pubu (takimi marzeniami dzieliła się ze mną Pani Kierownik CI ;-).

Czy świat uczelni musi składać się z wydziałów, ciągać w togach i używać nomenklatury kościelnej? Ach, jakbym chciała to wszystko przewietrzyć :-) Długo by jeszcze pisać o tym, co mi się kłębi pod sufitem w tę piękną, śnieżną Wielkanoc - jedno jest pewne: bez rozsądnego i młodego zespołu, nieprzywiązanego do schematów, taka reforma, jaką sobie wymarzyłam pewnie się nie ziści. Kto miałby ją wdrożyć..? Przecież nie ludzie, którzy tak jak ja, z trudem nauczyli się prowadzić bloga...