1651

około 15 kg teczek

Tysiąc sześćset pięćdziesiąt jeden. Tyle teczek przeszło we wrześniu przez ręce Asystentek Toku w ramach przejmowania dokumentów nowych studentów z Biura Rekrutacji. Tysiąc sześćset pięćdziesiąt jeden, a każda taka sama jak poprzednia, i jak następna, i kolejna, i tak dalej.

W każdej teczce znajduje się: a) dyplom ukończenia studiów licencjackich, b) świadectwo dojrzałości, c) formularz osobowy, d) decyzja o przyjęciu na studia, e) zdjęcia, f) umowy i g) formularz wewnętrzny. Siedem dokumentów powtarzających się 1651 razy. Jedynym oderwaniem od tej monotonii są dodatkowe dwa dokumenty: h) test - jeżeli kandydat zdawał, oraz i) potwierdzenie opłaty - jeżeli są to studia niestacjonarne. Daje to razem 9 dokumentów na teczkę, czyli ponad 13 tys. dokumentów.

Każdą taką teczkę trzeba sprawdzić, czyli przejrzeć każdy pojedynczy dokument: a) czy istnieje, b) czy w przypadku świadectw są to odpisy czy ksero, a jeżeli ksero - to czy poświadczone notarialnie, c) czy ksero dowodu osobistego jest poświadczone za zgodność z oryginałem, d) czy nazwiska na wszystkich dokumentach są te same, e) czy wszędzie są podpisy, f) czy umowa jest właściwie wypełniona, g)... h)... z)...

Wprawnej osobie jedna teczka zajmuje około 5 minut pod warunkiem, że jest standardowa tzn. wszystko się w niej zgadza. Jeżeli czegoś nie ma - teczka jest cofana na osobny stosik i wraca do Biura Rekrutacji. Średnia 5 minut na 1651 teczek to ponad 137 godzin pracy (przy założeniu braku braków). Nad przyjmowaniem teczek przez tydzień pracowało 5 osób - każda ponad jedną dobę. Oczywiście do tego dochodziły inne obowiązki, które nawarstwiały się im bliżej było rozpoczęcia roku akademickiego.

Do przeglądania teczek potrzeba nie tylko cierpliwości, ale i siły. Przegląd odbywał się bowiem w osobnych salach. Teczki zatem były wynoszone w specjalnych plastikowych koszach (jak te na zdjęciu) z Biura Rekrutacji do sali, a następnie - po sprawdzeniu - przenoszone do Dziekanatu, chyba że ze względu na niekompletność wracały do Biura Rekrutacji. W każdym koszu mieści się około 100 teczek. Każdy waży około 5 kg. Łącznie tegoroczna rekrutacja ważyła ponad 80 kg.

Teczki to nie koniec. Trzeba jeszcze przedłużyć elektronicznie legitymacje studentom i nalepić hologramy na legitymacjach plastikowych (nalepki mają ponoć to do siebie, że przyklejają się do wszystkiego, a jak się przylepią nie w tym miejscu, to nie ma jak ich zerwać). Do tego 1651 imiennych wydruków potwierdzeń odbioru legitymacji + aktów ślubowania. I w zasadzie studenci mogą zacząć studiować...

Współpraca: mgr Irena Senator

Brzydkie kaczątko, czyli obiecany kwietnik

Kwietnik przed i po

Z dzisiejszej inauguracji najbardziej zapamiętałam jedno ze zdań końcowych o brzydkich pokojach, w których mieszkają brzydkie dzieci. W tym momencie zaczęłam intensywnie zastanawiać się nad stanem urody naszego dziekanatu (choć pozostaje mi wierzyć, że nie jesteśmy już dziećmi, więc ta zasada się do nas nie stosuje).

Jako że dziekanat - zarówno na poziomie władz, jak i pracowników - jest silnie sfeminizowany, jednym z zadań drugoplanowych, jakie sobie postawiliśmy, jest zamiana jego wyglądu. Nie jest to zadanie proste, więc pewnie na jednym poście się nie skończy. Ale przynajmniej zacznę opowieść.

Zmiana wyglądu przy zerowym budżecie własnym to nie lada wyzwanie. Po intensywnych poszukiwaniach dowiedziałyśmy się o istnieniu kilku sztuk mebli w gmachu F, porzuconych przez mieszczące się w nim niegdyś katedry. Najciekawsze meble znajdowały się na XI piętrze, do którego trzeba było dostać się na piechotę. Plusem w tej wyprawie był aspekt sprawnościowy i estetyczny, bo jednak nie ma to jak widok z klatki na panoramę Al. Niepodległości. Od zeszłego tygodnia udało się nam spowodować przetransportowanie jednego regału, biurka i kwietnika - oczywiście każdy mebel jest z innej parafii, ale nie ma co wybrzydzać. Przynajmniej w miarę pasują kolorystycznie. Choć w miarę to kwestia umowna.

Na razie prezentujemy kwietnik, który został własnoręcznie przemalowany przez władzę prodziekańską (czyli mnie). Niedługo zostanie zapełniony roślinami - częściowo tymi, które ostały się w gmachu F, a częściowo sadzonkami z Biura Współpracy z Biznesem, bo ponoć istnieje tam lokalna plantacja. Kwietnik może nie być najciekawszym tematem z punktu widzenia funkcjonowania Dziekanatu, ale manewry meblarskie kosztują nas również sporo wysiłku. Mam również nadzieję, że choć trochę rozwieją krążące po sieci plotki na temat budżetu DSM. Wspomniany kwietnik był już po tzw. kasacji. Farba i pędzel pochodzą ze środków pozauczelnianych. Praca własna również.

Lwica u wrót Dziekanatu...

...to wbrew tytułowi ciepła, urocza i niesamowicie kompetentna Pani Kasia o całkiem nie-lwim nazwisku. Jest chyba najbardziej zabieganą osobą w Dziekanacie, ponieważ do niej trafiają wszyscy  wykładowcy i studenci, którzy (nie zawsze potrzebnie) wchodzą do zamkniętej części Dziekanatu, a także liczne sprawy i prośby pracowników DSM.

Pani Kasia to człowiek instytucja, ogarnia wszystko i pomyka, jak sprinter. I ta cudowna, nieoceniona Pani Kasia wzbudza postrach wśród osób, które chcą przyjść na dyżur dziekański (nawiasem: zasady zapisów na mój dyżur wiszą tutaj ;-) Naraża się przy tym całkiem niezasłużenie na Waszą niechęć. Niezasłużenie, bo bycie nieustępliwą, to polecenie służbowe :-) Niemniej powinnam Wam wyjaśnić, dlaczego studenci wybierający się na mój dyżur, przechodzą ten straszliwy casting. 

Po pierwsze ponad połowa osób, zamierzających mnie odwiedzić, planuje przedstawienie mi tak "unikatowych" spraw, jak przedłużenie sesji lub terminu złożenia pracy mgr. Z przykrością muszę zwrócić uwagę, że są to sprawy tak banalne, że powstały formularze podań, które obnażają ich szablonowość. Uważam, że skandalem byłoby przyjmowanie studenta z typowym podaniem, kosztem takiego, który naprawdę ma poważny problem, jakiego nie pomoże mu rozwiązać asystent toku.

Po drugie wiele osób zamierza przedstawiać mi w szczegółach sprawę i prosić o radę w kwestii, która uregulowana jest nomen omen w regulaminie. Walczę (odkąd powstał ten blog i strona na FB), żebyście czytali regulamin. Czasem uniżenie prosicie o rzeczy, które należą Wam się z mocy prawa, a Wy nawet o tym nie macie pojęcia! Pani Kasia słusznie odsyła Was do regulaminu - a Wy bronicie się przed przeczytaniem kilku linijek tekstu.

Po trzecie nawet te sprawy, które nie wynikają wprost z regulaminu i wymagają interpretacji (niestety obowiązujący regulamin jest aktem prawnym o wyjątkowo niskiej jakości i będzie na pewno poprawiany) - nie muszą być interpretowane przez Dziekana. W większości przypadków Panie wskażą Wam jakieś wyjście, a nawet jeśli okaże się, że były w błędzie (zdarza się - uczymy się wspólnie nowego regulaminu i czasem nieźle łamiemy sobie głowę nad zamysłem jego twórców) - to zanim rozpatrzę podanie, na pewno je przeczytam.

Po czwarte wreszcie - jeśli sprawa jest bardzo skomplikowana - to ja i tak nie rozpatrzę jej "na kolanie". Złożone podanie zostanie u mnie, ja poproszę o pomoc Radcę albo przynajmniej Dziekana Wierzbickiego (który jest z wykształcenia prawnikiem) a odpowiedź dostaniecie dopiero za kilka dni. Lepiej więc zostawić podanie u asystenta toku - ono i tak do mnie trafi, ponieważ asystenci nie podejmują żadnych decyzji, to jest wyłącznie przywilej (?) dziekanów.

Pani Kasia pracuje już kilka lat w Dziekanacie i naprawdę potrafi ocenić, czy dany problem jest niezwykły, czy raczej typowy. Okażcie jej trochę zaufania :-)

I jeszcze moja (złośliwa trochę) rada. Jeśli ktoś przemknie przed nosem Lwicy i dostanie się na mój dyżur ze sprawą rutynową, to ze złości, że zabiera czas przewidziany dla bardziej skomplikowanych przypadków, gotowa jestem napisać "brak zgody". To że współtworzę bloga, wcale nie znaczy, że nie potrafię być wredna (zapytajcie koleżanki i kolegów, którzy już u mnie byli). Ostatecznie za coś zostałam Dziekanem!

Pytanie z fejsa wzięte...

Pytanie studenta (z dn. 2.102012): "Czy to normalne że w WD wciąż nie ma ocen z 2go terminu?". Cytuję, bo okazuje się, że nie wszyscy są na FB (ale szok ;-))))

Pozwólcie, że skopiuję po prostu swoją odpowiedź, bo mnie już nagarstki bolą po całym dniu podpisywania umów:

"(...) ocen w WD ma prawo jeszcze nie być. Do jutra (3 października) wykładowcy mają czas na dostarczenie protokołów i dopiero wtedy oceny są widoczne dla studentów. Taki jest wymóg prawny (nie sgh-owski) - dokumentem jest protokół podpisany przez wykładowcę a nie cyfry na koncie studenta. Co nie zmienia faktu, że wykładowca może informować studentów o wynikach egzaminu natychmiast po sprawdzeniu prac [np. drogą mailową]. No i jeszcze polecam paragraf 44 ust. 5 regulaminu - to dla Was ważne! Egzekwujcie swoje prawa [choćby po to, żeby potem nie wchodziły Wam warunki]!".

Dlaczego należy korzystać z wzorów podań...

Po pierwsze dlatego, że ułatwi Wam to życie. Zamiast dopytywać się jak napisać, na kogo adresować itd. - po prostu wypełnicie wymagane rubryki.

Po drugie dlatego, że ułatwia to nam życie (dziekanom).

Dzisiaj przed i po inauguracji rozpatrzyłam 36 podań. Z tego 20 napisanych wg widzimisię autora, a dotyczących spraw standardowych (najczęściej - przedłużenia terminu złożenia pracy mgr). Wasza radosna twórczość nie ogranicza się do wymyślenia różnych przyczyn (zwykle niebanalnych!). Bardzo często usiłujecie wypracować przedziwną formę podania, która skutecznie utrudnia mi rozpatrzenie sprawy. Zanim przeniknę skomplikowane struktury (nie)gramatyczne, zawiłe wyjaśnienia i rozbudowane obietnice - jestem już tak wykończona, że "cisną mi się na pióro" słowa "Brak zgody".

Często odkładam podanie na bok, licząc na to, że jak będę mniej zmęczona, to się wczytam i może zrozumiem, co poeta miał na myśli. Zaraz potem sięgam po podanie w formie wypełnionego druku - kilka słów, od razu wiadomo, o co chodzi, 10 sekund i jest zgoda. Toteż:

Po trzecie - nie róbcie sobie krzywdy ;-)

Wzory podań na razie po prostu trzeba pobrać ze strony www dziekanatu i wydrukowane złożyć w dziekanacie u swojego asystenta toku. Niestety dopiero zaczynamy testować system elektronicznych formularzy. Ja też chciałabym, żeby to już działało, bo kolejki w dziekanacie kocham dokładnie tak samo, jak i Wy. Na razie korzystajcie z formularzy podań.

Żeby Was zmobilizować, poprosiłam Panie w dziekanacie, żeby układały podania czekające na rozpatrzenie w ten sposób, że druki formularzy są na wierzchu a napisane według własnej inwencji autora - na spodzie (nawet jeśli mają świeższą datę). Co prawda żadne z podań nie czekało jeszcze na moją odpowiedź dłużej jak 3 dni (i to tylko dlatego, że byłam na konferencji), ale jednak pierwszeństwo zapewniam studentom korzystającym z formularzy ;-P

Proszę - nie przejmujcie się, że obrazek do tego posta jest bez sensu. Kiedy poprosiłam pierworodnego, żeby znalazł mi zdjęcie do tematu "podanie" - podrzucił właśnie takie. No i dora - ważne żeby było dokładne i gwarantowało osiągnięcie celu (z ang. goal ;-)

Dzieci gorszego Boga...

...to w moim odczuciu studenci niestacjonarni (popołudniowi i sobotnio-niedzielni). Ich sytuacja na uczelni jest nie do pozazdroszczenia. Wykładowcy zniechęceni niskim pensum - jeśli odwołują wykłady - to najczęściej na zaocznych. Ci nieliczni prowadzący wykłady, którzy ich nie odwołali, nierzadko ustalają terminy konsultacji w ciągu tygodnia i w środku dnia pracy - nawet wtedy, gdy umawiają się z magistrantem, o którym świetnie wiedzą, że nie zawsze może wyrwać się z pracy. Studenci niestacjonarni narzekają też na niedostępność Dziekanatu. Jeden dyżur popołudniowy w tygodniu i jeden sobotni to niewiele, tym bardziej, że przychodzą na niego często studenci stacjonarni.

Jeśli chodzi o dziekanat - wprowadzimy od tego semestru dwa dyżury popołudniowe (jak się uda to już od najbliższego tygodnia) - proszę obserwować bloga i aktualności. Co do kwestii odwoływania wykładów i konsultacji w nieżyciowych godzinach - ciągle liczę na Prorektora ds Dydaktyki i Studentów: proszę go zarówno o zdyscyplinowanie wykładowców, jak i korzystne przeliczniki pensum realizowanego w wkndy. Kropla drąży skałę...

W zmiękczaniu skały ponownie chciałabym uzyskać pomoc Samorządu Studentów. To jest dla mnie ważne także i z tego powodu, że "dzieci gorszego Boga" z racji nietypowych dni i godzin studiowania praktycznie nie mają kontaktu z Samorządem i nie starają się korzystać z jego pomocy. A przecież Samorząd ma stronę www i jest obecny na FB - warto może tą drogą wpływać na to, jakie warunki studiowania oferuje SGH?

Przydałaby mi się znajomość skali problemu. Dlatego poproszę studentów popołudniowych i sobotnio-niedzielnych o umieszczaniu w trybie komentarzy do tego postu informacji o niespodziewanie odwołanych wykładach (chociaż były w informatorze) i o problemach z kontaktami z wykładowcami (nieżyciowe terminy konsultacji lub egzaminów).

Wiem też o Waszych problemach z realizacją sesji (w ciągu każdego zjazdu jest kilka lub kilkanaście egzaminów, częste kolizje terminów i inne przypadłości). Niestety w tym przypadku głównym problemem jest wybór, jakiego dokonaliście na wstępie studiów: dwa tygodnie sesji na studiach stacjonarnych to 14 dni, na studiach niestacjonarnych - zaledwie 4...

Papierowe korekty i odwołane wykłady

W I terminie składania deklaracji na WD melduje się i dokonuje wyboru wykładów ok. 60% studentów. Reszta zostawia sobie tę przyjemność na II termin. Wykładowcy o tym nie wiedzą, lub po prostu nie zwracają uwagi. Po I terminie szacują mniej więcej, ile wykładów zostanie uruchomionych i jadą na wakacje. Wracają do Warszawy na nowy rok akademicki i dowiadują się, że II termin deklaracji kompletnie zmienił krajobraz. Uświadamiają sobie, że liczba godzin wykładów przekracza ich pensum dydaktyczne (czyli liczbę godzin, którą muszą wypracować) i natychmiast piszą podanie do dziekana o odwołanie części zajęć.

Teoretycznie mogę odmówić zgody. Jednak w praktyce to wykładowca może mi odmówić przyjścia na wykład, ponieważ jeśli dany pracownik przekracza pensum, to nie można zmusić go do prowadzenia zajęć. Jeśli nie znajdziemy zastępstwa - wykład zostaje odwołany pomimo, że był w informatorze i mimo, że było wielu chętnych.

Tu arcyważna rzecz: nowy regulamin z 25 kwietnia 2012 , likwiduje tzw. korekty deklaracji, które wielu z Was traktowało jako nieoficjalny III termin. Ponieważ Senat zmienił regulamin, ale nie zadbał o rozpowszechnienie tej informacji, wspólnie z Dziekanem Morawskim (DSL) ustaliliśmy, że w tym semestrze jeszcze nie będziemy narażać Was na szok i zgodziliśmy się przyjąć korekty na papierze. Nasza decyzja nie spotkała się z miłą odpowiedzią (vide złośliwe komentarze na FB ;-), chociaż była podyktowana chęcią pomocy Wam. Jednak zapisy na semestr letni będą przebiegały zgodnie z nowym regulaminem (żadnych korekt!) - co oznacza, że musicie poważniej potraktować I termin składania deklaracji.

Liczę jednak na to, że wykładowcy po pierwszym terminie deklaracji zerkną do WD i jeśli mają odwołać jakiś wykład, to odwołają go przed II terminem deklaracji a nie na początku zajęć. Wtedy studenci będą mogli zareagować w II terminie i znaleźć substytuty. To powinno też umożliwić tworzenie harmonogramu zajęć z większym wyprzedzeniem.

Drugim powodem odwoływania wykładów są zbyt mało liczne zapisy (po 5-10 osób). Wielu wykładowców nie godzi się na prowadzenie takich grup, ponieważ otrzymują wtedy bardzo mały dodatek do pensum. Wolą prowadzić wykład w grupie 20-osobowej, gdzie dostaną godziwe wynagrodzenie. Tu widzę tylko jedną radę: korzystając z forum albo choćby FB organizujcie grupy na niszowe zajęcia, umawiając się na wspólne zapisy. Innego pomysłu nie mam - chyba, że podpowiecie coś ciekawego.

Kolejna ważna rzecz - słyszę od Was, że wielu wykładowców nie godzi się na indywidualne prowadzenie studenta, tłumacząc, że wówczas nie dostaną żadnego dodatku do pensum. Ustaliłam z Prorektorem Ostaszewskim, że w KAŻDEJ SYTUACJI, GDY WYKŁADOWCA ZGODZI SIĘ PROWADZIĆ STUDENTÓW INDYWIDUALNIE uzyska, na wniosek dziekana SM, dodatek do pensum. Gdyby wykładowcy mieli wątpliwości mogą uzyskać ode mnie na piśmie stosowne potwierdzenie.

Podsumowując - jest mi przykro z powodu odwoływania wykładów i robię wszystko, co w mojej mocy, żeby wykładowców powstrzymywać przed takimi decyzjami, albo choćby wydusić z nich jakieś zastępstwo. Niektórzy rozumieją sytuację studentów i starają się pomóc. Niestety takich jest niewielu, za co mogę Was tylko przeprosić.