Protokoły w mojej głowie

Chciałoby się ;) rys. Nightclub paperwork

No, może nie tyle w mojej, co raczej na głowie sekretarki Dziekanatu, mgr inż. Katarzyny Zając, znanej na blogu jako Lwica. Trafia ich do niej ponad 1,5 tys. co sesja (a dokładniej co I termin sesji). Każdy protokół i tak wymaga kilkustopniowej weryfikacji, a do tego nieraz zdarzają się inne pomyłki. W związku zapraszamy tym razem wykładowców na drugą stronę okienka, prosząc o zapoznanie się z najczęstszymi błędami. A nuż uda się, aby było ich mniej.

Standardowa weryfikacja protokołu zawiera następujące elementy:

• czy jest to protokół studium magisterskiego,
• czy nie jest to wydruk roboczy,
• czy wszystkie oceny są wpisane elektronicznie, a nie ręcznie + czy przy każdej ocenie jest podpis wykładowcy,
• czy wykładowca nie składa protokołu ręcznego, dla osoby, która figuruje na protokole elektronicznym,
• na kiedy wykładowca przewidział II termin egzaminu, dla tych, którzy nie zdali w pierwszym,
• wraz z nowym rozporządzaniem Rektora od tej sesji wyłapujemy również oceny 5.5 (przypominamy, że w kwietniu ub. roku Senat zatwierdził nowy regulamin, znoszący ocenę 5,5).

Często jednak zdarza się, że na tym nie koniec. Siedem najbardziej typowych scenariuszy przedstawiamy poniżej:

• wykładowca zamyka protokół i dopisuje oceny ręcznie, albo składa protokół ręczny. Wówczas pracownik dziekanatu musi odblokować w systemie protokół dla wykładowcy. W rzeczywistości działa to tak, że pracownik odblokowuje, dopisuje ocenę, zamyka protokół, drukuje poprawiony i daje raz jeszcze do podpisu wykładowcy.
  
• „nie ma takiej osoby w protokole”. Sprawdzamy – jest, ale na innym trybie studiów. Jest to częsty błąd przy studiach stacjonarnych i popołudniowych.
• „to był wykład zespołowy” – prowadził ktoś inny, sygnował ktoś inny. Protokół jest wówczas na osobę, która figuruje w Informatorze. Niekiedy pracownicy Katedry nie dają sobie upoważnień i w efekcie mamy wykładowcę z ocenami, który nie ma jak wypełnić protokołu.
• Wypełnianie po terminie. Szukamy, odblokowujemy dajemy szanse na wypełnienie.
• „taki student nie chodził na moje zajęcia” – też częste zjawisko, które daje mylne pojęcie o liczbie niewypełnionych protokołów, za którymi potem biegamy i pytamy, czy chodził taki student do Pana/i na zajęcia? W 85% słyszymy, że taki student nie chodził na zajęcia, ale w 15% faktycznie zdarza się pomyłka. Niezależnie od liczby studentów widniejących w protokole elektronicznym i niezależnie od tego, czy pojawili się oni choć raz na zajęciach lub na egzaminie, wykładowca ma obowiązek zamknąć protokół i złożyć w wyznaczonym terminie w dziekanacie.
• Korekty ocen. Pomyłki zdarzają się każdemu. Korekty należy dokonywać u nas w biurze na złożonym protokole elektronicznym poprzez przekreślenie oceny i ręczne naniesienie właściwej (data, podpis i zmieniamy w systemie). Jednak dla większości jest to niewygodne i w efekcie dostajemy dziesiątki protokołów ręcznych, na pojedyncze nazwiska, które każdorazowo trzeba zweryfikować i przekazać na właściwe biurko. Tu powstaje kolejny problem. Protokół ręczny wymaga podania pewnych danych (które elektroniczny ma wpisane z automatu) jak sygnatura, data zaliczenia (lub chociaż podanie czy to pierwszy termin, drugi termin). Otrzymujemy tymczasem protokoły niepełne. To powoduje czasem niejasności i w efekcie brak oceny w systemie – zdenerwowanie studenta (przecież zdał), zdenerwowanie wykładowcy (przecież złożył protokół).
• „Nie ma mojego protokołu w systemie” – owszem, pozostał pod sygnaturą -0000. Pracownik Dziekanatu może go uzupełnić, wykładowca nie. 

Współpraca (a w zasadzie opisanie problemów, bo moje było tylko preludium): mgr inż. Katarzyna Zając