Zaczynamy!

fot. Y Plus J blog

Zajęcia jeszcze się nie rozpoczęły, jednak w ostatnich dniach liczba podań składanych do dziekanatu znacznie wzrosła: nie liczę ich w sztukach, ale w stosach. Wiem, że to nie są jeszcze te właściwe stosy, które pojawią się w następnym tygodniu, jednak mimo to spędziłam wczoraj kilka godzin na czytaniu, rozpatrywaniu i podpisywaniu. 

Większość podań dotyczy przedłużenia terminu składania pracy magisterskiej. Tu w szczególności polecam lekturę art. 70.2, z którego wynika, że nie ma już przedłużania w nieskończoność co miesiąc terminu składania pracy magisterskiej. Przypominam również, że promotor ma prawo do ferii – nie ma obowiązku siedzieć w Warszawie i czekać, aż jego magistrant dostarczy mu wersje finalną pracy do podpisu. Przypominam, gdyż nadal niektórzy studenci traktują ostateczny termin złożenia pracy magisterskiej jako termin przekazania pracy promotorowi, a to, że promotor nie jest jej w stanie (albo w woli) przeczytać na ostatnią chwilę traktują jako podstawę do ulgowego traktowania rzecz dziekanat. 

Nadal – o dziwo – pojawiają się podania o wypisanie z przedmiotów. Niektóre są kierowane do nas (moje ulubione uzasadnienie to projekt w Kielcach w czasie II terminu egzaminu), zdarzają się także prośby nieformalne do asystentek toku, bo przecież co by się stało, gdyby nacisnęły jeden przycisk i wyrzuciły niechciany przedmiot z WD… Osobną, na razie nieliczną, ale rozwojową kategorię stanowią podania o przedłużenie sesji. Rozumiem, jeżeli student nie zdał egzaminu w I terminie i nie może z usprawiedliwionych przyczyn podejść do II terminu, ale co mam zrobić ze studentem zapobiegliwym? Jeszcze nie przystąpił do II terminu egzaminu, a już prosi o przedłużenie sesji, bo nie był na I terminie. W przeciwieństwie do studenta nie jestem wróżką – nie umiem przewidzieć, że zrealizował on postanowienia art. 38.3 Regulaminu, czyli może przystąpić do egzaminu poprawkowego. A jak napiszę „zgoda pod warunkiem niezaliczenia egzaminu w I terminie”to  wygląda, jak gdybym źle życzyła składającemu podanie. 

I wreszcie zbłąkani rycerze – niektórzy piszą maila na wszystkie możliwe adresy, jakie są w stanie znaleźć, bo właśnie im się przypomniało, że mają pilną sprawę, inni chyba jeszcze nie wrócili z ferii. Z pewną fascynacją przysłuchiwałam się wczoraj rozmowie studenta z asystentką toku. Student twierdził, że jest na IV semestrze. Ponieważ rozmowa przypominała dyskusję Marsjanki z Jowiszaninem, asystentka w końcu zapytała o numer indeksu – okazało się, że student był na II semestrze. Skąd wziął się IV semestr niestety nie wiem, gdyż został skierowany do stosownego okienka. 

Pierwszy mój dyżur rozpoczynam 25 lutego. Na swój sposób nie mogę się doczekać…

Netykieta, czyli o poszanowaniu czasu i nerwów

www.lozbjn.edu.pl

Zasadnicza prośba dotyczy bloga, FB i poczty elektronicznej. Mamy zagorzałą grupę miłośników epistolografii, którzy z tą samą sprawą zgłaszają się wszędzie. Pół biedy, gdyby wszędzie występowali pod tym samym nickiem, a jeszcze lepiej pod prawdziwym imieniem i nazwiskiem - po pierwsze nie udzialałybyśmy kilka razu odpowiedzi jednej osobie, a po drugie zamiast prosić nickowców o dane (żeby móc im pomóc), mogłybyśmy od razu przystąpić do działania. Czyli:

• zasada nr 1: jeśli zadają Państwo pytanie na blogu, to proszę oszczędzać nasze skrzynki pocztowe i FB, jeśli pytanie wysyłają Państwo mailem - darujmy sobie analizowanie tej samej sprawy na portalach publicznych
• zasada nr 2: jeśli pytanie dotyczy losów podania lub wątpliwości, co do statusu jakiejś sprawy, to proszę podać od razu swoje dane i nazwisko asystentki toku.

Jeden ze studentów zadał pytanie na blogu, potem to samo na FB, a następnie obcęgami wyrywałam z niego (mailowo) dane (w kolejnych mailach: nazwisko, rok studiów, kierunek, nazwisko asystentki toku). Proszę - szanujmy wzajemnie swój czas.

Kolejna rzecz, to pytania kierowanie do asystentek toku - a zaraz potem do mnie ("napisałam do Pani Ani, czy Pani Dziekan może mi powiedzieć, kiedy dostanę odpowiedź"). Otóż Dziekan po to ma całe biuro z kilkunastoma pracownikami, żeby ci pracownicy go odrobinę odciążyli. Z drugiej strony rozumiem Państwa niepokój - dlatego już proponowałam rozwiązanie. Powtórzę to jako:

• zasada nr 3: pisząc do swojej asystentki toku (adresy tutaj), proszę jednocześnie wysyłać cc do mnie - jeśli sprawa idzie sprawnie, to nie obciąża mnie to czasowo, a jeśli coś kuleje, to mogę czuwać nad przebiegiem korespondencji

Bezwzględnie proszę przestrzegać:

• zasada nr 4: nadawanie tematów poszczególnym wiadomościom
• zasada nr 5: kompletujemy historię korespondencji w ramach danego tematu (jeśli korespondencja w jakiejś sprawie wymaga kilkukrotnej wymiany poczty, to możemy prześledzić, o czym już była mowa). 

Nie z powodu złośliwości, ale dla zachowania zdrowych zmysłów ZAWSZE zaczynam załatwianie spraw od tych maili, które są najkrótsze. To pozwala mi szybko się wczytać w ich treść, szybko podjąć działanie i "odhaczyć" sprawę. Te dłuższe zazwyczaj zostają na wieczór lub nawet na noc (do poduszki, bo i tak w nocy nic już nie wyjaśnię). Dlatego:

• zasada nr 6: krótko i na temat (podany w nagłówku wiadomości)

Jeśli zabraknie istotnych szczegółów - umiem poprosić. Jeśli coś Państwa zdaniem wymaga dłuższych wyjaśnień - sprawę proszę przedstawić krótko w e-mailu, a resztę w załączniku.

• zasada nr 7: jeśli zależy Państwu na kilku sprawach, proszę każdej poświęcić odrębny e-mail (to akurat uwaga raczej do pracowników i jednostek uczelnianych niż do studentów, ale bywa różnie)
• zasada nr 8: spraw indywidualnych nie rozpatrujemy na forach publicznych - jeśli to się zdarza, to wyłącznie w przypadkach, które wbrew pozorom nie są indywidualne i dotyczą wszystkich (lub dużej części) studentów lub wykładowców
• zasada nr 9: mój adres (mimo iż służbowy) przeznaczony jest dla wykładowców oraz do korespondencji z prof. Magdaleną Kachniewską (czyli dla studentów z moich wykładów i seminariów).  Jeśli poszukują Państwo kontaktu z Dziekanem, to właściwym adresem jest dsm[at]sgh.waw.pl, a jeśli sprawa dotyczy studenta konkretnego toku studiów, to najszybciej pomoże asystentka toku (podobnie ma się rzecz z korespondencją z Panią Dziekan Górak Sosnowską i pozostałymi prodziekanami).

Wbrew pozorom pisanie prosto do mnie opóźnia sprawę, a nie przyspiesza (muszę przekierować e-mail do asystentki, która udzieli wyjaśnień). Czyli wracamy do zasady nr 3.

Jeśli już jednak mail trafia do mnie: staram się udzielać odpowiedzi na bieżąco, najpóźniej w ciągu doby. Ponieważ jednak wbrew logice usiłuję zachować kontakt z Nauką, co wymaga wyjazdu na konferencję albo napisania referatu, to czasem odłączam i wysyłanie maila w odstępach 8 minutowych (to był rekord jednego z wykładowców) kompletnie nic nie daje.

• zasada nr 10: jeśli nie odpowiem w ciągu doby można ponowić kontakt - wcześniej to zbytnia natarczywość.

Jeśli niepokój jest wielki - to można napisać do dowolnego prodziekana, kierownika DSM lub na adres dsm[at]sgh.waw.pl

Prośby organizacji studenckich i jednostek naukowych, żeby na boczku bloga umieścić reklamę jakiegoś przedsięwzięcia komercyjnego - stanowcze nie! (nie jest to blog zarobkowy - wręcz przeciwnie, sporo do niego dokładamy).

Natomiast:

• zasada nr 11: jeśli inicjatywa adresowana jest do studentów, a nie ma wymiaru komercyjnego i może stanowić wartość sama w sobie - poświęcimy jej chętnie wpis na blogu (tak było np. z koncertem świątecznym i graduacją) lub miejsce na FB (tak było z Google Online Marketing Challenge). W tym drugim przypadku dobrze, jeśli info ma formę dostosowaną do stylu FB (mem obrazkowy albo film)

Proszę też nie zwracać się do nas z prośbą o mailing - konta studenckie służą do obsługi procesu dydaktycznego i dostarczania związanych z tym informacji. Nie mogę zgodzić się na ich udostępnienie w celach reklamowych. Jeśli mimo tego jakaś inicjatywa wydaje się Państwu godna złamania tej zasady - to proszę zwrócić się do JM Rektora SGH.

www.lozbjn.edu.pl

Co do tematów poruszanych w komentarzach (tutaj i na FB) -  poza pytaniami podrzucają czasem Państwo wnioski racjonalizatorskie. Zawsze warto! Nawet jeśli z jakiegoś powodu nie da się ich (od razu) wdrożyć, to pomysły są mile widziane. Natomiast zrzędy, trolle i inne monstra, które narzekają, w celu narzekania, mocno utrudniają korzystanie z bloga - polecam przerzucenie się na twórczość własną (np. sugerowany blog "Nie dla DSM"). Nie wiem, jaki byłby cel takiej strony, ale jedni lubią się wspólnie śmiać, a inni narzekać, więc dlaczegóżby nie?

• zasada nr 12: nie chcesz pomóc - nie przeszkadzaj

Ważna rzecz to feedback. Jeśli coś wyjaśniam lub doradzam i proszę o informację zwrotną, to znaczy, że jest ona ważna:

• zasada nr 13: prosisz o wyjaśnienie lub pomoc - odezwij się, czy wszystko zadziałało jak należy. "Dziękuję" też jest mile widziane...

Ostatnia sprawa - poruszana wielokrotnie - to adresy. Toteż:

• zasada nr 14: używamy poczty w domenie sgh.waw.pl

Przedłużanie sesji - ważne zmiany!

Informacje o warunkach przedłużenia sesji egzaminacyjnej, zamieszczane przed jej rozpoczęciem, tylko pozornie stanowią dziwactwo. 

Zgodnie z powszechnie lubianym Regulaminem studiów (konkretnie §37 ust. 3) w przypadku, gdy w jednym dniu sesji ustalone są więcej niż dwa egzaminy dla danego studenta lub występuje kolizja godzinowa, student zgłasza ten fakt dziekanowi przed rozpoczęciem sesji, składając w dziekanacie "Zgłoszenie o kolizji egzaminów". Podkreślam: dotyczy to sytuacji, gdy w danym dniu student ma więcej niż dwa egzaminy, lub godziny egzaminów pokrywają się.

Wypełnione i podpisane "Zgłoszenie o kolizji egzaminów":

• można składać osobiście DSM u swojej asystentki toku 
• przesyłać e-mailem zeskanowane druki (koniecznie podpisane) do swojej asystentki toku
• wrzucić (pamiętając o podpisie) do skrzynki na drzwiach dziekanatu

w każdym przypadku należy to uczynić nie później niż w do ostatniego dnia przed rozpoczęciem sesji.

Proszę zatem o analizę planu sesji i w razie potrzeby zgłoszenie tego faktu w dziekanacie. Zgłoszenia będą przyjmowane wyłącznie na druku (dostępnym także ze strony DSM). Jeżeli ktoś złożył podobny wniosek wcześniej w innej formie u swojej asystentki toku, to oczywiście uznam takie zgłoszenie jako poprawne. Wzór został opracowany dopiero dzisiaj (17 stycznia).

Prawidłowe zgłoszenie będzie jedyną podstawą do przedłużenia sesji egzaminacyjnej z powodu kolizji egzaminów. Kolizja egzaminów nie będzie rozpatrywana jako podstawa do przedłużenia sesji w przypadku, gdy takie zgłoszenie nie wpłynęło w wyznaczonym czasie.

Przypominam też o pozostałych obowiązujących zasadach dotyczących sesji egzaminacyjnej (§§ 37–41 Regulaminu studiów).

Wraz z Prodziekanami i Pracownikami Dziekanatu życzę Państwu powodzenia w sesji egzaminacyjnej! (tfu, tfu)

Rzecz o informacji i informatykach

O niewłaściwych adresach próśb i zapytań była już co prawda mowa, ale (nie pierwszy raz to się potwierdza) są tematy, o których można pisać bez końca...

Tym razem chciałabym wspomóc Centrum Informatyczne, które, niezależnie od faktycznych kwalifikacji, zarzucane jest pytaniami wykładowców i studentów o sprawy podlegające kompletnie różnym komórkom. Wykładowcy domagają się od informatyków informacji o salach, godzinach zajęć, proszą nawet o uruchomienie lub blokowanie zajęć. Studenci proszą o podanie harmonogramu lub pytają... kiedy dziekanat coś tam zrobi, albo czegoś nie zrobi.

Pomimo, że słowa informatyk i informacja mają ten sam źródłosłów, to faktyczny podział kompetencji wygląda w uproszczeniu tak:

• listę przedmiotów do uruchomienia przygotowują dziekanaty, odpowiednio studium lic. (dsl [at] sgh.waw.pl) lub magisterskiego (dsm [at] sgh.waw.pl)
• harmonogram zajęć (w tym przydział konkretnych sal i godzin zajęć) układa Dział Nauczania (dn [at] sgh.waw.pl)
• kwestie techniczne i oprogramowanie to domena Centrum Informatycznego (wirtualny.dziekanat [at] sgh.waw.pl)

Analogicznie do powyższej informacji proszę postępować, jeśli chodzi o działania związane z systemem oświadczeń do POLon-u (w marcu kolejna runda) czy też wgrywania prac mgr do SOLAD-u. Jeśli coś nie działa w sensie oprogramowania - to faktycznie adresatem zapytania powinno być CI. Ale na pewno żaden informatyk nie zapewni studenta, że może złożyć pracę magisterską tydzień później, bo "się zadżemował system" (cytat z podania pewnego studenta). CI może potwierdzić, że system SOLAD w wyniku zbyt dużego obciążenia 29 grudnia faktycznie nie działał poprawnie. Ale podanie w sprawie przedłużenia terminu złożenia pracy musi trafić do dziekana.

Z kolei adresowanie do mnie (jako dziekana SM) pytania "dlaczego się wiesza system deklaracji" nie ma żadnego sensu. Mogę zgadywać, że w ostatnim dniu zbyt wielu studentów jednocześnie przypomniało sobie o deklaracjach - ale usterki nie jestem w stanie usunąć. Prośby w podobnych sprawach mogę oczywiście przekierować do CI - ale po co tak wydłużać drogę obiegu informacji?

Koń w ciąży i nieważny protokół

www.surebetracingnews.com

Odebrałam 46 maili w sprawie studentki, która spadła z konia (plus komentarze na FB i pod wpisem). Z tego 31 osób protestowało przeciwko publicznemu poszukiwaniu odpowiedzi w jednostkowej sprawie. Oczywiście trochę Was podpuściłam. Przecież sama kilka razy zwracałam uwagę, że spraw indywidualnych nie zamierzam rozpatrywać na blogu ani na FB. 

Przypadek miał miejsce kilkanaście lat temu i dotyczył mnie. Opisałam go, bo odwołując się od decyzji o skreśleniu, studenci przysyłają mi listy pełne emocji, zarzucając, że ślepo przestrzegam prawa i nie potrafię sobie wyobrazić, co czuje osoba, która po latach nauki nagle dowiaduje się, że nie jest już studentem. Nie muszę sobie tego wyobrażać.

Zostałam skreślona w chwili, gdy miałam gotową pracę magisterską. Brak wpisów ocen nie był moją winą, ale konsekwencje poniosłam ja. Nie zamierzam użalać się na decyzję ówczesnego dziekana (teraz jest moim kolegą, więc temat mamy obgadany wszechstronnie ;-) ponieważ z drugiej strony okienka sprawy wyglądają inaczej i doskonale to rozumiem. Jednak ZAWSZE podpisując decyzje uwzględniam rozmaite okoliczności: zakładam, że winę może ponosić nie student, ale ktoś z pracowników dziekanatu lub wykładowca. Lub zdarzenie jest dziełem przypadku (w tym narowistego konia ;-), który uniemożliwia terminowe zgłoszenie się do DSM.

Studenci i wykładowcy denerwują się, że wychowuję biurokratów. To prawda, że nasiąkłam urzędnictwem przez lata pracy w administracji państwowej (uczelniana to przy tym mały browar!). Ale też fakt, że nie mam problemu z udowodnieniem, że złożyłam podanie albo protokół we właściwym terminie, bo zawsze zachowuję kopię z adnotacją kiedy "wpłynęło". Nie mam problemu z załatwieniem spraw przez "pośredników" - przed większą podróżą lub pobytem w szpitalu zostawiam komuś upoważnienie. (Jedna z pierwszych spraw, o jaką poprosiłam pracowników CPM, to przekazanie studentom wyjeżdżającym na wymiany zagraniczne, żeby zostawiali mamie, koleżance, bratu - dowolnej pełnoletniej osobie - stosowne upoważnienie.)

Modne jest tłumaczenie się "turbulencjami otoczenia" (ukochany zwrot naukowców) - ale ciąża, która trwa 9 miesięcy, do nich nie należy! Jest to tak długi okres, że można w tym czasie wystąpić o dziekankę, przedłużenie sesji lub terminu złożenia pracy magisterskiej. Nie da się w 100% trafnie przewidzieć dnia narodzin dziecka, ale można przewidzieć, że ciąża zakończy się pojawieniem wymagającego noworodka, który utrudni przygotowanie do sesji. Dodam, że najczęściej dzidziusiem tłumaczą się panowie (54 maile na 76 w ciągu pierwszych 3 miesięcy mojej pracy w DSM)

Podjęcie pracy zawodowej również trudno uznać za nagłą zmianę. W każdym razie chyba nie tak nagłą, żeby przez rok nie udało się wystąpić o wpis warunkowy? Brak wpisów ocen w WD i równolegle brak wniosku o warunek to stosunkowo często przyczyna skreśleń (ok. 36%). Tymczasem zgodnie z § 44 ust. 5:

"Student jest obowiązany upewnić się, czy w WD zarejestrowano wszystkie jego oceny. W przypadku stwierdzenia braku ocen w terminie jednego miesiąca od zakończenia sesji student zawiadamia o tym dziekana i nauczyciela akademickiego, który zaliczał przedmiot, bez zbędnej zwłoki, lecz nie później niż w terminie 7 dni od upływu określonego wyżej terminu miesięcznego.

Kiedy student podnosi alarm w tej sprawie - zawsze reagujemy. Tymczasem odebrałam już 8 maili od różnych studentów, którzy odezwali się dopiero, kiedy powiadomiono ich o zagrożeniu skreśleniem... 

Ponieważ czytują nas również Wykładowcy - serdecznie pozdrawiam! - to przy okazji rozwieję wątpliwości co do "ręcznego" przepisywania ocen z protokołów na indywidualne konta studentów (sama wierzyłam w ten mit :-). Protokoły papierowe składamy (bo i ja także) tylko z tego powodu, że ciągle nie mamy podpisów elektronicznych. Ale oceny zamieszczone przez wykładowcę w WD w formie elektronicznej są automatycznie "zaciągane" na indywidualne konta studentów (nie przepisywane). Niestety dzieje się tak dopiero w chwili złożenia papierowej wersji protokołu. I tu faktycznie jest miejsce na błąd człowieka (pracownik musi pamiętać, żeby po przyjęciu protokołu "nacisnąć czerwony guzik").

Drugie miejsce na błąd - to moment składania protokołu. Jeśli jest duży ruch w dziekanacie (a w czasie sesji bywa nieludzki) zniecierpliwieni wykładowcy zostawiają protokoły na biurku sekretarki i znikają. Dokumenty potem trzeba cierpliwie analizować i przekazać właściwej asystentce toku. A bywa, że są niekompletne, niepodpisane, bez nazwiska prowadzącego. Takiego protokołu nie mamy prawa przyjąć ani uznać - ponownie cierpią studenci.

Dodam, że protokoły może dostarczać nam uprawniony pracownik Katedry (nie róbmy gońców z profesorów, bo nas na to nie stać). Najlepiej zebrać w Katedrze kilka- lub kilkanaście protokołów (zamiast biegać z każdym oddzielnie), zrobić kopie, dostarczyć do DSM, na kopiach otrzymać potwierdzenie, że wpłynęło a oryginały powierzyć pracownikowi dziekanatu (niemożliwe, żeby nikt nie był dostępny - nawet jeśli nie ma sekretarki - jest kierownik, zastępca kierownika, ktoś z prodziekanów, u mnie też zawsze drzwi są otwarte). Potwierdzenia można sobie nawet skanować i wysyłać e-mailem studentom lub dziekan(ce), jeśli podejrzewają wykładowcę o niezłożenie protokołu...

Banalna procedura - a oszczędziłaby nerwów wszystkim.

Skomplikowana sztuka pisania podań

O podaniach była już mowa, np. tutaj, ale nadal trafiają w moje ręce różne kurioza...

Student wnioskujący o cokolwiek u dziekana powinien zerknąć do regulaminu, gdzie znajdzie gotowe sformułowania. Jeśli np. ubiega się "o wznowienie studiów na dzień egzaminu dyplomowego" (§ 66) to powinien to właśnie napisać. Tymczasem niedawno rozpatrywałam wniosek z "prośbą o dopisanie na listę studentów na jeden dzień". Dopiero po rozmowie z asystentką ustaliłam, że studentka dostarczyła pracę magisterską (po skreśleniu z listy studentów) i chciałaby się obronić korzystając z prawa, jakie przysługuje jej na mocy owego § 66.

Aż mnie korciło, żeby napisać "zgoda, ale tylko na dzisiaj"...

Częstym błędem jest występowanie z wnioskiem o dwie-trzy sprawy na jednym formularzu. Bywa tak, że jedna z nich warunkuje drugą. Np. student składa podanie o "zgodę na wpis warunkowy na III semestr oraz zgodę na urlop dziekański i jednoczesną możliwość studiowania na II kierunku". 

Uff! Poza tym, że w regulaminie nie występuje pojęcie urlopu dziekańskiego (§ 57), to w dodatku urlop (załóżmy, że chodzi o okolicznościowy) przysługuje studentowi dopiero "po zaliczeniu semestru studiów poprzedzającego złożenie wniosku" (§ 58). Warunek wyklucza więc jednoczesną możliwość ubiegania się o urlop. Z kolei zaliczenie przedmiotów warunkowych umożliwia wystąpienie o urlop - ale na wniosku musiałam już wcześniej napisać brak zgody. Do tego "studentowi odbywającemu studia w SGH na więcej niż jednym kierunku udziela się urlopu równocześnie na wszystkich tych kierunkach". Uważny czytelnik znajdzie jednak furtkę: "W okresie urlopu student, za zgodą dziekana i na warunkach przez niego określonych, może brać udział w niektórych zajęciach oraz zaliczać niektóre przedmioty objęte planem studiów".

Ładując wszystkie sprawy w jednym podaniu powodujecie, że mogą zostać rozpatrzone w sposób dla Was mało korzystny. W przyszłości - mam nadzieję - będziecie menedżerami. Nikt nie będzie za Was obmyślał wariantów rozwiązań ani podejmował decyzji, z której opcji skorzystać. Ćwiczcie na swoich podaniach...

Pytacie często o elektroniczny system podań, który zamarł. To fakt. Centrum Informatyczne jest przeciążone pracą nad systemem deklaracji i nasza radosna twórczość w zakresie nowych podań elektronicznych została zawieszona. Ale Dziekan Matusewicz powoli przygotowuje wdrożenie kolejnych formularzy. Jak tylko się pojawią - dam znać.

Dobra wiadomość natomiast jest taka, że pojawia się nowa funkcja WD - właśnie testowałam ją w ostatni wknd. Określone grupy odbiorców będą na swoich kontach w WD otrzymywać w wyznaczonych dniach komunikat, który można wcześniej zapreliminować oraz określić czas jego ważności (po upływie tego czasu komunikat zniknie). Docelowo komunikaty będą mogły być też adresowane do wykładowców, asystentów toku itd. bez pośrednictwa tradycyjnej poczty elektronicznej.

Zdaję sobie sprawę, że ta funkcja wydaje się absolutnie podstawowa i każdy użytkownik FB czy Allegro zadaje sobie pytanie, jak można się nią cieszyć w XXI wieku. No cóż - dwa miesiące pracy w dziekanacie nauczyły mnie cieszyć się różnymi drobiazgami - szczególnie jeśli, wiem ile pracy i wysiłku za nimi stoi. A tym bardziej - kiedy wiem, że jeszcze niedawno miałam problem, jak do Was dotrzeć z najprostszymi komunikatami...

Koniec i kropka... do marca

System oświadczeń zamknięty i... zaraz zaczęły wpływać maile od kolejnych studentów, którzy jednak chcieliby złożyć oświadczenia. Przyjdzie poczekać do marca...

Informacja o otwarciu systemu oświadczeń trafiła na Wasze konta dwukrotnie (za pierwszym razem, kiedy system był otwarty planowo, a za drugim, kiedy okazało się, że ponad 200 osób nie dopełniło tego obowiązku). Nie wiem, czy było warto otwierać go powtórnie. Z jednej strony około 100 osób uzupełniło swoje oświadczenia (+). Z drugiej strony wyrabiamy w Was odruch oczekiwania na pomoc w każdej sytuacji, kiedy dopuszczacie się kolejnych zaniedbań (-).

Pada pytanie: "Co mi teraz grozi, Pani Dziekan?!". Ministerstwo na podstawie oświadczeń ustala listę osób uprawnionych do nieodpłatnego studiowania, za które poszczególne uczelnie mogą uzyskać dotacje. Brak nazwiska na liście oznacza ryzyko utraty dotacji. Z tym wiąże się konieczność samodzielnego ponoszenia kosztu studiów. 

Zasada wydaje się fair: jeśli oczekujesz, że podatnicy zapłacą za Twoje studia - dopilnuj terminowego złożenia oświadczenia. Liczę, że dopóki obowiązują przepisy przejściowe, Ministerstwo nie będzie zbyt rygorystyczne i zbiera oświadczenia po to, że by nas oswoić z nowym obowiązkiem. W przyszłości (czyli już w marcu) proszę się jednak lepiej pilnować.

Przypominam o regulaminowym (§ 11) obowiązku sprawdzania poczty. Zagorzali wrogowie skrzynki w domenie sgh.waw.pl mogą przekierować maile na inny adres (Samorząd opracował instrukcję, o której już wspominałam). Oświadczenia składać należy w każdym semestrze (baza Ministerstwa zasilana jest do 15.11 i do 15.03), co  oznacza, że co roku na początku listopada i na początku marca, czeka nas ta sama zabawa.

I trochę optymistyczniej na koniec: na 2 tys. studentów tylko nieco ponad 100 nie złożyło oświadczenia. W tamtym roku proporcje były znacznie gorsze, więc:

• dziękuję wszystkim solidnym, 
• dziękuję za przypominanie obiegiem pantoflowo-fejsbukowym 
• i wreszcie dziękuję pracownikom dziekanatu, którzy dwukrotnie ślęczeli nad wysyłką informacji, godzinami odznaczali w systemie złożone "papierowe" oświadczenia i analizowali, kogo nam jeszcze brakuje.

Niech żyje Marylka!

zdj. kgs

Jak Wam wiadomo od dłuższego czasu trwało poszukiwanie bezpiecznego i możliwie estetycznego pojemnika na podania. Pudełko przygotowane przez Dziekan Górak-Sosnowską nie spotkało się z należytym uwielbieniem, a zamówienie urny przeciąga się w czasie. Skrzynki na listy dostępne w OBI są zbyt małe. Na Allegro znalazłam brytyjską skrzynkę pocztową, ale okazała się za droga. I wtedy na scenę wkroczyła Pani Marylka.

Panią Marylkę znacie słabo, bo nie pracuje bezpośrednio przy okienku. Jest za to jednym z najważniejszych pracowników DSM - to od niej zależy jakość Waszych dyplomów. Ona wyłapuje błędy na Waszych kontach w WD, wydzwania do Was całymi dniami, żeby wyprosić aktualne nazwisko, pertraktuje z Wami, który kierunek ma się pojawić na dyplomie itd. A przy tym jest tak cichą i skromną osóbką, że nikomu nie przyszłoby do głowy, że od niej zależy wydruk jednego z najważniejszych dokumentów RP - dyplomu magisterskiego!

No i nasza skromna Pani Marylka (naprawdę Marianna Barczyk) zdradziła się, że może zdobyć skrzynkę na listy, która powinna pomieścić formularze A4. Jako Dziekanka zawstydziłam się, że tak słabo znam potencjał ludzki, którym przyszło mi zarządzać.

Od dzisiaj nie musicie sterczeć w kolejce, żeby złożyć podanie. Zapewniam, że te składane w skrzynce będą rozpatrywane z należytą uwagą, ale polecam Waszej uwadze wskazówki, które przyspieszą rozpatrywanie podań:

1.  proszę przed złożeniem podania sprawdzić w spisie tutaj, kto jest Waszą asystentką toku i na odwrocie podania podać jej nazwisko (lub złożyć podanie w kopercie z nazwiskiem asystentki). W przeciwnym razie zacznie się sprawdzanie, co to za student, kto ma jego teczkę etc. Podanie nazwiska asystentki wiele przyspiesza!
2. pamiętajcie o swoich danych (imię, nazwisko, nr albumu)
3. sprawdźcie aktualność hasła do swojej poczty w domenie sgh.waw.pl - gdyby podanie wymagało lepszej motywacji lub załącznika - asystentka toku będzie mogła Wam o tym przypomnieć mailowo
4. jeśli składacie podanie z załącznikiem to koniecznie w kopercie, żeby był komplet (wtedy proszę nazwisko asystentki podać na kopercie)

Podziękowania dla Pani Marylki, która dźwigała skrzynkę do metra w dzień śnieżny i zimowy, można zamieszczać w formie komentarza do wpisu, lub na liścikach bezpośrednio wrzucanych do skrzynki :-) Może wreszcie zapanujemy nad chaosem w tym naszym DSM pod wezwaniem św. Augiasza...

sgh.waw.pl

Przypominam Państwu o konieczności zweryfikowania swoich haseł do poczty w domenie sgh.waw.pl. Jest to jedyny kanał komunikacji, którym jestem w stanie (a raczej byłabym, gdyby studenci korzystali z tej poczty) docierać z informacją do wszystkich studentów. Konto w domenie sgh.waw.pl jest powiązane z Waszym kontem w WD oraz kontem w systemie ALBS ("album studenta") i tylko tą drogą mogę wysyłać pilne informacje, które nie powinny zalegać zahibernowane w aktualnościach, do ktorych niewielu z Was zagląda.

Kompletnie nie przekonały mnie żadne protesty - w większości niepoważne. Protestować przeciwko jedynemu systemowi informowania może tylko ktoś, kto zaproponuje lepszy system (oraz za niego zapłaci) albo ktoś, komu po prostu nie zależy na otrzymywaniu informacji. Osoby, które nie weryfikują swoich kont a dodatkowo zniechęcają innych - strzelają sobie w stopę. Z tego co widzę, sporo komunikatów już trafiło w przestrzeń międzyplanetarną albo inną czarną dziurę - w tym niezwykle ważna dla Was informacja o obowiązku złożenia oświadczeń (przypominam został 1 dzień!). Blog jest fajnym miejscem do ploteczek albo edukowania z zakresu regulaminu, ale na pewno nie można go traktować jak poważnego kanału informacyjnego (w tej chwili mamy ok. 850 czytelników - czyli niewiele jak na ponad 5400 studentów). 

W najbliższym czasie czeka nas w DSM wysyłka sporej liczby informacji - w tym odnoszących się do nowego systemu deklaracji semestralnych (wraz z instrukcją). Proszę pocztą pantoflową przekazać tym, którzy nie czytują bloga ani aktualności, żeby sprawdzili aktualność haseł, bo nie będą wiedzieli czym tegoroczny system będzie się różnił od poprzednich.

Proszę też wybaczyć, że nie będę się odnosiła do żadnych komentarzy pod tym postem - w przeciwieństwie do pozostałych informacji, ta nie pozostawia miejsca na dyskusję. Jeśli znajdzie się pomysłodawca innego rozwiązania informacyjnego dla SGH - proszę skierować propozycję do JM Rektora SGH.

Ponawiam też prośbę o weryfikację danych w WD oraz ich aktualizowanie (np. w przypadku zmiany nazwiska, zmiany adresu itp.). Co jakiś czas drukujemy błędnie wypisane dyplomy, a Państwo ponoszą ich koszt. Zdarza się też, że powiadomienie o uruchomieniu procedury skreślenia, zostaje wysłane pod nieaktualny adres i student nie może podjąć kroków, żeby się uchronić przed skreśleniem (czasami wystarczy proste podanie!). 

Drugorzędne znaczenie ma według mnie zapis w regulaminie (§ 11) oraz fakt, że ja osobiście nie odpowiadam na zapytania z adresów innych niż sgh.waw.pl. Podstawową przyczyną zastosowania się do mojej prośby, powinien być Wasz instynkt samozachowawczy :-)

do @usłyszenia@ na sgh.waw.pl ;-)

3 godziny

Trzy godziny. Tyle czasu każdego dnia roboczego są otwarte okienka. Tyle też wiadomo o pracy dziekanatu. Bo tyle widać. Pozostałe 5 godzin pracy asystentek toku owiane jest mgłą tajemnicy i spekulacji. Znaki zapytania kłębią się w studenckich głowach, a niekiedy są przedmiotem dywagacji na forach internetowych. Bo cóż można robić w dziekanacie, gdy okienko jest zamknięte?

Zainspirowana jednym z for internetowych postanowiłam sprawdzić na losowej próbie studentów, czy ktokolwiek wie, dlaczego okienka czynne są przez 3 godziny dziennie. W czwartek zadałam to pytanie swoim studentom na Socjologii (około 40+ osób). Odpowiedzi nie znał nikt, za to pojawiło się kilka głosów wskazujących na wagę tego pytania ("no właśnie!", "sama bym chciała wiedzieć!").

A oto i ona: okienka są czynne przez 3 godziny dziennie, ponieważ przez pozostałe 5 godzin asystentki toku przetwarzają zgromadzony materiał, jak i zajmują się innymi Waszymi sprawami. Oto przykłady czynności:

• czytanie i odpowiadanie na maile, niejednokrotnie tej samej osobie po parę razy (bo jak student zobaczy, że się w danym momencie odpisuje a on akurat siedzi po drugiej stronie monitora, telefonu czy innego tableta, to ma od razu pytania pomocnicze);
• odpowiadanie na korespondencję wewnętrzną (np. udzielnie dodatkowych informacji do podań złożonych do Rektora, Prorektora);
• wprowadzanie decyzji z podań (np. opłat za warunki, przedmiotów dopisanych wypisanych, naliczanie opłat, obecnie wprowadzanie seminariów i korekt deklaracji);
• wprowadzanie protokołów, rozliczanie semestrów + drukowanie kart egzaminacyjnych, szykowanie absolutoriów i przekazywanie prac do recenzji; 
• chowanie wszystkich papierów złożonych przez studentów i nie tylko do teczek;
• szykowanie i wysyłanie listów (takich normalnych papierowych) z decyzjami o urlopach, skreśleniach, wezwaniach;
• pomimo wszystko odbieranie telefonów ;-)
• wędrówki do archiwum po teczki już tam przekazane i do innych biur na uczelni;
• współpraca w wykładowcami (i tu cały wachlarz zagadnień...).

Zagadkę 5 godzin można, jak widać, dosyć łatwo i wielostronnie rozwiązać. Asystentki toku zastanawiają się natomiast, skąd tyle domniemań i spekulacji...?

Współautorstwo: mgr Irena Senator

PS: Ale żeby nie było całkowicie jednostronnie muszę przyznać, że reprezentacja "Magla", która robiła z nami wywiad do listopadowego numeru, bez trudu udzieliła odpowiedzi na to pytanie. Jest to zarazem zapowiedź tego, że w najnowszym "Maglu" sporo będzie o DSM. Ale o tym w listopadzie! 

I nikt nas nie powiadomił :-(

Widzę, że Państwo bardzo często podają prywatne (nie sgh-owskie) adresy mailowe, jako właściwe do kontaktu. Nie chcę Was zaskakiwać nagłymi zmianami, ale powolutku proszę zacząć się przyzwyczajać do myśli, że lada moment (początek listopada 2012 r.) wprowadzę w DSM zakaz odpowiadania na e-maile przychodzące z innych domen niż SGH. 

Zanim posypią się negatywne komentarze - proszę wczytać się w moją argumentację.

Po pierwsze - adres w domenie sgh pozwala mieć nadzieję, że dostałam maila od studenta (i to z numerem albumu), czyli od osoby, z którą faktycznie mam obowiązek się kontaktować. 

Po drugie - fakt korzystania z innych domen często powoduje, że nie sprawdzają Państwo skrzynek sgh-owskich. A to jest adres, na który wysyłamy informacje automatyczne (z WD, z ALBSA i innych platform do obsługi studentów). Zdarzały się już złośliwe komentarze (także na FB), w których studenci wykpiwali "nową politykę" dziekanatu, który jednocześnie nie potrafi skutecznie komunikować prostych spraw. W 11 na 14 przypadków mogłam udowodnić, że wysłane zostały informacje, ale nie doczekaliśmy się potwierdzenia odbioru. Mam nadzieję, że przyzwyczajenie do sprawdzania skrzynki "sgh" pozwoli uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości.

Mogę przewidzieć część Waszych kontrargumentów. Studenci często twierdzą, że z adresu SGH nie sposób korzystać. Owszem - sposób. Ja z niego korzystam, odkąd istnieje ta domena pomimo, że mam też kilka adresów prywatnych. Jeśli ktoś nie lubi otwierać kilku serwerów, żeby wszędzie sprawdzać pocztę - to można zainstalować program pocztowy (ja zawsze propaguję "ptaka").

PS: skorzystam z przywileju administratora i zamiast w komentarzu - tutaj odniosę się do komentarza byłego przewodniczącego Samorządu Studentów SGH. Głównie dlatego, że znajdą się w mojej odpowiedzi dodatkowe informację.

1. Po pierwsze polecam Państwa uwadze paragraf 11 ust. 1 regulaminu studiów.

2. Informacje z WD (i inne "automaty") i tak IDĄ NA KONTO SGH-owskie. ŻADNA ZMIANA TUTAJ NIE NASTĄPI, niezależnie od tego, czy adresy Państwu nadawane są fortunne, czy niefortunne.

3. Dziwi mnie sugestia, że żadnych ważnych informacji automatem Państwo nie uzyskują. Teraz rozumiem skąd biorą się studenci, którzy tuż przed obroną dziwią się, że ich dług wobec SGH przekracza 8 tys. zł. Widać wezwania do zapłaty uznają za nieistotne...

4. Wbrew sugestii Pana Wojtka, studenci chcą otrzymywać różne powiadomienia na indywidualne konta. Żądanie jak najbardziej słuszne. Czasem informacja dotyczy grup 100-osobowych, więc jedyną możliwością jest rozesłanie informacji przez ALBSA (czyli na konta w domenie sgh.waw.pl). Ale nie ma żadnego problemu, żeby jakiś student reprezentujący Samorząd, usiadł na kilka dni w Dziekanacie, przy naszych "śmigających komputerach" i wbijał cierpliwe adresy typu "misiaczek@buziaczek" a następnie odpowiadał na pytania dlaczego informacja nie przyszła natychmiast.

5. Teraz odniosę się do kwestii dla mnie najważniejszej - o czym było w poście, ale Panu Wojtkowi umknęło. Studenci otrzymując ode mnie odpowiedzi na maila, nie odbierają ich, bo nie korzystają z poczty sgh. Teraz dodam, dlaczego to takie ważne: ja nie rozsyłam spamu ani newsletterów. Jeśli piszę do kogoś indywidualnie, to jest to najpewniej istotna sprawa, skoro trafiła aż do dziekana. Jej rozpatrzenie zajmuje czasem cały dzień (archiwum, korespondencja z innymi komórkami). Takich spraw mam ok. 15 dziennie i nierzadko ważna jest kwestia godzin, a nie tylko dni. Nie mam czasu na "buziaczki" ani rozczulanie się nad pięknem adresu mailowego. Mam przed oczami człowieka, który nie uzyskał pomocy ani w Samorządzie, ani w żadnej innej komórce, a jest nierzadko w dramatycznej sytuacji. I muszę mieć pewność, że ta osoba odbierze pilnie maila - a jedyny, jakim dysponuję, to ten z bazy SGH.