Jak ułożyć harmonogram sesji?

fot. BMB

Kilka dni temu na dziekanatowy profil na FB przyszło pytanie dotyczące organizacji sesji egzaminacyjnej dla studentów studiów sobotnio-niedzielnych. Niewtajemniczonych informuję, że egzaminy dla tych studentów odbywają się w godzinach popołudniowo-wieczornych w tygodniu. Tymczasem zjazdy odbywają się w weekendy – logiczne zatem wydaje się, aby egzaminy odbywały się w tych samych dniach i godzinach, kiedy odbywają się zajęcia. Pytający grzecznie nam zasugerował, abyśmy zapytali o wskazówki organizacyjne sąsiednią uczelnię. 

Moi studenci sobotnio-niedzielni (wczoraj mieliśmy ostatnie zajęcia) również nie wiedzieli, z czego wynika taki układ sesji. Przedstawiam chociażby dwa powody: 

Po pierwsze, §37.3: W przypadku, gdy w jednym dniu sesji ustalone jest więcej niż dwa egzaminy dla danego studenta lub występuje kolizja godzinowa, student zgłasza ten fakt dziekanowi przed rozpoczęciem sesji. Nie tracąc prawa do terminu egzaminu czyni to składając w dziekanacie wniosek o przedłużenie sesji. 

Student, który nie chce robić nic ponad plan musi zrealizować 30 ECTS, czyli 10 przedmiotów, co daje minimum 5 zajęć dziennie. Weekend trwa dwa dni. Zgodnie z Regulaminem na każdy dzień przypadają góra dwa przedmioty, czyli po pierwszym terminie sesji student zostaje z 6 przedmiotami na II termin. W terminie II stosując tę zasadę, zostają mu nadal 2 na przedłużenie sesji… a mówimy na razie o sytuacji, gdy wszystkie przedmioty udaje mu się zaliczyć za pierwszym podejściem. Oczywiście niejeden student byłby gotowy na maraton wieloegzaminowy, ale nic to z naszej perspektywy nie zmienia. Taki układ rozłożyłby całą sesję tak czy inaczej. 

Po drugie, choć wielu studentów nie ma nic przeciw siedzeniu w jak największym ścisku, egzaminy można organizować tylko wtedy, gdy liczba egzaminowanych jest dwukrotnie mniejsza niż liczba miejsc. To powoduje konieczność znalezienia dwukrotnie większych sal na zdecydowaną większość przedmiotów, co wymagałoby – bagatela – dodatkowego gmachu i to niemałego. 

Niezadowolonym z takiego rozwiązania pozostają negocjacje z wykładowcami. Mój egzamin ze wspomnianymi studentami został przełożony na weekend, ale wymagało to zaangażowania studentów i szczęśliwego zbiegu okoliczności – planów na ten akurat weekend nie miałam. A tu proszę!

Sesja, która "pasuje wyłącznie Pani Dziekan" ;-)

www.koihernandez.files.wordpress.com

Szanowni Wykładowcy, Szanowni Studenci, zasypują mnie Państwo prośbami o zmiany terminów egzaminów i poprawki w harmonogramie sesji letniej. Warto uchylić rąbka kolejnej Wielkiej Tajemnicy i objaśnić, jak powstaje rzeczony harmonogram i dlaczego "nie pasuje nikomu poza Panią Dziekan" ;-)

Terminy egzaminów w każdej sesji staramy się ustalać wg tego samego schematu, co harmonogram zajęć w danym semestrze. Wynika to z przekonania, że jeśli student i wykładowca może realizować przedmiot w danym dniu i o określonej godzinie bez ryzyka kolizji z innymi zajęciami, to w tym samym czasie jest w stanie zjawić się na egzaminie. 

Studenci w rzeczywistości (pomimo obostrzeń WD) fundują sobie liczne kolizje (np. realizują jakiś przedmiot indywidualnie, ale potem na życzenie wykładowcy mają go pisać razem z cała grupą, albo studiują równolegle na dwóch uczelniach i korzystają z faktu, że w SGH regulamin dopuszcza nieobecności na wykładach). Na razie pomijam te (w zasadzie nieliczne) przypadki. Większy problem to intensywne życie konferencyjne, jakie tradycyjnie przypada na maj i czerwiec. Wykładowcy wnioskują często o zmianę daty egzaminu ze względu na planowany wyjazd na konferencję proponując inny termin, co niestety grozi pojawieniem się kolizji.

Z tego względu wyrażam zgodę na zmianę terminu egzaminu wyłącznie wtedy, kiedy wykładowca ustali z całą grupą studentów nowy termin, nie kolidujący z innymi egzaminami w sesji. Informacja ta została zresztą rozesłana na indywidualne konta pracowników i studentów. Harmonogram został celowo podany do wiadomości studentom i wykładowcom, żeby jedni i drudzy mogli identyfikować powstające kolizje. 

Poprosiłam też wykładowców, aby deklarując gotowość udziału w tej czy owej konferencji, najpierw sprawdzali, jaką organizację roku akademickiego przegłosowano na Senacie. Sesja trwa tylko dwa tygodnie - sądzę, że można starać się dobierać te konferencje, które odbywają się w innych terminach. Jeśli konferencja jest wyjątkowo ważna i prestiżowa - pozostaje uzgodnić ze studentami rozsądną zmianę lub zgłosić w Dziekanacie zastępstwo na egzamin (przypominam przy okazji, że zastępstwo na egzaminie wymaga zgody Dziekana i że należy wskazać osobę merytorycznie właściwą. Mąż albo żona, to niewłaściwy pomysł, chyba że są przedstawicielami tej samej dziedziny naukowej).

Publikacja harmonogramu sesji wywołała wielkie rozgoryczenie wykładowców, którzy woleliby najpierw go przetworzyć, a dopiero potem udostępnić studentom. Ten postulat tylko pozornie jest logiczny: ponad 300 egzaminów w sesji letniej musimy zmieścić w ciągu dwóch tygodni unikając w miarę możliwości nakładania się terminów. Jedyną gwarancją, że się to uda, jest utrzymanie tych dni i godzin, w jakie odbywały się zajęcia - o czym pisałam na wstępie. Dopuszczenie kilkuset wykładowców (niechby tylko kilkudziesięciu) do opracowania harmonogramu zajęć, groziłoby kompletnym paraliżem sesji.

I tak nie udało nam się rozwiązać licznych problemów. Np. jeśli student ma w ciągu jednego dnia 4 wykłady - to zapewne będzie miał też 4 egzaminy. Mając do dyspozycji 2 tygodnie sesji możemy podzielić tę liczbę na dwa, dzięki czemu nie łamiemy regulaminu. Jeśli jednak student ma w danym dniu 5 lub więcej wykładów - sprawa się komplikuje...  A co dopiero na studiach sobotnio niedzielnych, gdzie do dyspozycji teoretycznie mamy tyko 4 dni! 

W praktyce radzimy sobie ustawiając egzaminy w ciągu tygodnia, popołudniami. I tu znowu napotykamy na niezadowolenie wykładowców, którzy na jeden egzamin przyjeżdżają o 9.00 rano a na drugi na 18.00. Chcieliby je połączyć i odbyć jeden - np. o 13.00. Ale nie można oczekiwać, że student - który przecież wybrał studia sb-nd ze względu na obowiązki zawodowe - urwie się z pracy o 13.00. Pozostaje mi apelować do kolegów po fachu o odrobinę zrozumienia. Nie chcę posługiwać się wytartym frazesem dla kogo jest uczelnia - ważniejsze jest dla mnie to, że studenci w czasie sesji mają i tak dość powodów do stresu. Oczekiwanie, że będą dostosowywać się do planów konferencyjnych wykładowców, wydaje mi się zbyt daleko posuniętym żądaniem.

Argument, że na studiach licencjackich wykładowcy mają większy wpływ na tworzenie harmonogramu sesji jest niestety chybiony: po pierwsze, na poziomie lic. uruchamianych jest mniej zajęć niż na mgr. Po drugie - zajęcia uruchamiane są dla olbrzymich grup (np. dla całego rocznika), które zawsze mają pierwszeństwo w dostępie do sal i... wykładowców. Liczne, niewielkie wykłady uruchamiane na poziomie magisterskim zawsze będą "mniej ważne".

Podsumowując - apeluję do wykładowców, żeby te dwa tygodnie sesji potraktowali priorytetowo (przed konferencjami, przed zobowiązaniami pozauczelnianymi, a już na pewno przed zobowiązaniami względem konkurencyjnych uczelni). Studentów proszę o sprawdzanie harmonogramu i rozważne wyrażanie zgody na przesunięcie terminu egzaminu - bez Waszej zgody na pewno żadne zmiany nie będą wprowadzane przez pracowników Dziekanatu. A obie strony zapewniam, że gdyby moje decyzje służyły zapewnieniu wygody mi samej - to już dawno zniosłabym sesje egzaminacyjne ;-)

Co się dzieje z magisterką po drugiej stronie okienka: o harmonogramie obron

Zapewne mało który student wie, co dzieje się z jego pracą magisterską po magicznym przekroczeniu progu Dziekanatu i dlaczego termin obron ma wyznaczony tego a nie innego dnia. O tym i o innych sprawach związanych z harmonogramem obron prac magisterskich rozmawiałam z Panią mgr Hanną Nowacką, Zastępcą Kierownika Dziekanatu Studium Magisterskiego, która odpowiada za układanie harmonogramu obron oraz absolwentów studiów jednolitych. 

Jak wygląda procedura ustalania harmonogramu obron? 

Wielu studentów zastanawia się jak wygląda procedura ustalania harmonogramu obron i jakie czynniki na to wpływają. Głównym kryterium jest grupowanie prac według promotorów, w takich sposób, aby zgromadzić jak najwięcej prac jednego promotora w danym okresie czasu. Pani Nowacka harmonogram układa tak, żeby promotorom pasowały obrony, gdyż ich obecność jest niezbędna, aby obrona się odbyła. Każda komisja prowadzi od 14 do 15 obron dziennie, od godziny 8.00 do około 15.30. 

Jaki jest czas oczekiwania na obronę? 

Czas uzależniony jest od liczby prac, które spływają do Dziekanatu. Na przykład w okresie drugiego terminu sesji letniej, gdy ostatecznym terminem złożenia pracy jest koniec września w ostatni dzień do Dziekanatu przybywa tłum studentów. Procedura się wydłuża, ponieważ asystentki toku muszą najpierw przygotować pracę danego studenta, co jest dosyć czasochłonne. Student musi zdać wszystkie egzaminy, otrzymać absolutorium, złożyć wszystkie potrzebne dokumenty (w tym dokumenty z systemu Solad, dotyczące suplementu, zdjęcia, zgłoszenia dwóch semestrów seminarium), aby praca mogła być wysłana do recenzji. Gdy student jest rozliczony, praca trafia do pani Nowackiej, a wtedy wyznacza ona najbliższy możliwy termin obrony. 

Standardowe obrony odbywają się we wtorki i w czwartki. Kiedy spływa bardzo dużo prac magisterskich, obrony organizowane są również w inne dni, najczęściej w środy, najrzadziej w poniedziałki i piątki. W lipcu obrony odbywają się przez tydzień. Sierpień jest jedynym miesiącem, kiedy nie ma obron. Rozpoczynają się w drugiej połowie września. Jest to główna różnica pomiędzy obronami magisterskimi a licencjackimi, które prowadzone są głównie w lipcu. Miesięcznie odbywa się około 200 obron. W roku akademickim 2011/2012 obroniło się 1908 studentów, a w tym semestrze już 481. 

Kto może zmienić termin obrony? 

Prawo zmiany terminu obrony przysługuje promotorowi. Dwa tygodnie przed terminem obrony wysyłane są maile do wszystkich jej uczestników: promotora, recenzenta, studenta, przewodniczącego i egzaminatora z ekonomii. Promotor może zmienić datę, jeśli np. koliduje mu z zajęciami. Zdarza się to często, ponieważ komputerowy system do układania obron nie jest skorelowany z planem zajęć. Promotorzy mogą też przyjść i sprawdzić termin wcześniej. Niektórzy z nich załączają karteczki do prac, na których zapisują swoje preferowane terminy i pani Nowacka uwzględnia je. Studenci mogą zmienić termin obrony w przypadku zdarzeń losowych.

Jak dowiedzieć się o terminie obrony? 

Dzięki zastosowaniu specjalnego komputerowego systemu do ustalania obron, studenci mogą sprawdzić wszystko na stronie zaraz po złożeniu pracy. Trzeba jednak pamiętać, że jest to termin wstępny. Potwierdzony termin, a więc wiążący i ostateczny, to ten, o którym dostaną powiadomienie na adresy mailowe w domenie SGH. Powiadomienia są rozsyłane tylko i wyłącznie na maile w domenie sgh.waw.pl nawet, jeśli w podczas procedury podawaliśmy inny adres (np. w programie Solad). 

A jeśli student nie przyjdzie lub nie zda egzaminu? 

W sytuacji, gdy student nie może pojawić się na obronie, musi on napisać podanie do Dziekana. Zdarza się, że student po prostu nie przychodzi nie przedstawiając żadnego usprawiedliwienia. To może mieć poważne konsekwencje w postaci utraty jednego terminu (abstrahując od konsekwencji moralnych – wszak czekała na niego czteroosobowa komisja). W takiej sytuacji Pani Dziekan decyduje, co stanie się dalej. Jeśli pierwszy termin zakończy się niepowodzeniem, wyznaczany jest drugi. Średnio każdego dnia w każdej komisji nie zdaje jedna osoba, co oznacza, że średnio około 7% studentów przystępuje do egzaminu ponownie. Najczęściej powodem niepowodzenia jest brak odpowiedzi na pytanie z ekonomii. Jeżeli student nie zda po raz drugi, musi napisać drugą pracę i procedura się powtarza. Do tej pory miały miejsce tylko dwa takie przypadki. 

Pani Nowacka jest bardzo sympatyczną i cierpliwą osobą. Podkreśla, że dobrze się jej współpracuje z promotorami i studentami. Przygotowuje obrony już od lipca 2009 roku. Zaznacza, że to zadanie pracochłonne i czasochłonne, ale chce, aby wszystko dobrze wyglądało i dlatego poświęca temu zadaniu dużo czasu. W końcu przez jej ręce przechodzi los każdego studenta studiów magisterskich. 

Znając już drogę pracy magisterskiej, następnym razem przy rozmowie ze znajomymi o obronach, można przestać narzekać („dlaczego to tak długo trwa?... ”) i jako racjonalny homo oeconomicus opowiedzieć im, jak dobrze wybrać termin złożenia pracy. Albo chociaż przekonać ich by nie robić tego ostatniego dnia! 

Dziękuję Pani Nowackiej za rozmowę i wyjaśnienie meandrów organizacji obron! 

PS: I na koniec ciekawostka: Pewna studentka nie dostarczyła zdjęcia do dyplomu. Przypomniała sobie o nim po… 15 latach. Poza niemałym zaskoczeniem, owa pani spowodowała problemy natury technicznej. Wszak od tego czasu zmienili się Dziekani i Rektor, których podpisy znajdują się na dyplomie. Problem dotyczy też zdjęcia, ponieważ nie wiadomo czy wkleić zdjęcie z czasu, gdy miała lat 25 czy lat 40? 

autorka: mgr Katarzyna Negacz