Te moje babska...

Niniejszy wpis jest swoistą odpowiedzią na niezwykle interesujący (anonimowy) e-mail, jaki otrzymałam przedwczoraj. Myślę, że w przeddzień nowego semestru (i przyjęcia kilkuset nowych studentów/czytelników bloga) warto objaśnić kilka kwestii. 

Zacytuję fragment wspomnianego maila, bo parafraza pozbawiłaby go dokumentnie smaku:

"(...)nie wiem, kto zajmuje się prowadzeniem bloga i fanpejdża DSM, ale stanowczo proszę, aby Pani zmobilizowała te swoje babska do systematycznego udzielania odpowiedzi. Gdybym miała czas czekać na odpowiedź, stanęłabym w kolejce do okienka. Jak rozumiem media mają mi tego oszczędzić, tymczasem dwa dni czekałam na odpowiedź na swoje pytanie.

Nie rozumiem też, dlaczego na prośbę o przysłanie odpowiedzi na maila, znajduję tylko komentarze na blogu  lub fejsie. Czy tak trudno jest poświęcić pięć minut na napisanie na prywatny adres, skoro stanowczo o to proszę?"

Człowiek o minimalnym wyczuciu i kulturze osobistej zapewne zrozumie, dlaczego komentarz do powyższego zamieszczam dopiero dzisiaj. Odpowiedzi mailowej - przyznam - nie udzieliłam w ogóle. Nie tylko dlatego, że anonim to anonim i wypada uszanować prywatność kogoś, kto nie chce podawać swojego nazwiska, ale przede wszystkim dlatego, że dwa dni to stanowczo za mało, żebym się zdołała opanować...

Późno, bo późno, ale autorka też chyba zreflektowała się, bo wykasowała swoje zapytanie z FB - zapewne wtedy, kiedy zorientowała się, że mimo anonimowego maila, "na fejsie" podała nazwisko.

No cóż - blog prowadzą w szczególności 2 babska (łatwo sprawdzić po nazwiskach kim są autorki wpisów) przy okazjonalnym/gościnnym wsparciu innych osób (za co jestem im niezmiernie wdzięczna). Wpisy na FB pojawiają się automatycznie (zaciągane z bloga), ale już udzielenie odpowiedzi na zamieszczane tam pytania wymaga wejścia na FB, a nierzadko także wyszukania informacji, co niełatwo robić w godzinach pracy. W tej chwili jest godz. 01.08 - czyli najspokojniejsza pora dnia (że tak się niefortunnie wyrażę) - i wtedy najczęściej mam czas na zabawę mediami społecznościowymi.

A co do 5 minut - oczywiście! Znajdę nawet 10 minut, żeby "stanowczej Pani" odpowiadać, przesyłać pliki i linki, żeby nie musiała przypadkiem surfować po oficjalnej stronie DSM, ani tym bardziej fatygować się "do okienka". Niestety stanowcza Pani musi poczekać, aż najpierw poświęcę (również po 5-10 minut) na udzielenie odpowiedzi na 20 (w weekendy) do 130 (w dni robocze) innych wiadomości mailowych otrzymywanych każdego dnia.

Proszę się też nie dziwić, że na pytanie zadane na FB - pada odpowiedź na FB, nawet jeśli "stanowcza Pani stanowczo prosi" o odpowiedź na maila. Przecież sama wybiera kanał komunikacji.

A reszta to już w netykiecie...

Netykieta, czyli o poszanowaniu czasu i nerwów

www.lozbjn.edu.pl

Zasadnicza prośba dotyczy bloga, FB i poczty elektronicznej. Mamy zagorzałą grupę miłośników epistolografii, którzy z tą samą sprawą zgłaszają się wszędzie. Pół biedy, gdyby wszędzie występowali pod tym samym nickiem, a jeszcze lepiej pod prawdziwym imieniem i nazwiskiem - po pierwsze nie udzialałybyśmy kilka razu odpowiedzi jednej osobie, a po drugie zamiast prosić nickowców o dane (żeby móc im pomóc), mogłybyśmy od razu przystąpić do działania. Czyli:

• zasada nr 1: jeśli zadają Państwo pytanie na blogu, to proszę oszczędzać nasze skrzynki pocztowe i FB, jeśli pytanie wysyłają Państwo mailem - darujmy sobie analizowanie tej samej sprawy na portalach publicznych
• zasada nr 2: jeśli pytanie dotyczy losów podania lub wątpliwości, co do statusu jakiejś sprawy, to proszę podać od razu swoje dane i nazwisko asystentki toku.

Jeden ze studentów zadał pytanie na blogu, potem to samo na FB, a następnie obcęgami wyrywałam z niego (mailowo) dane (w kolejnych mailach: nazwisko, rok studiów, kierunek, nazwisko asystentki toku). Proszę - szanujmy wzajemnie swój czas.

Kolejna rzecz, to pytania kierowanie do asystentek toku - a zaraz potem do mnie ("napisałam do Pani Ani, czy Pani Dziekan może mi powiedzieć, kiedy dostanę odpowiedź"). Otóż Dziekan po to ma całe biuro z kilkunastoma pracownikami, żeby ci pracownicy go odrobinę odciążyli. Z drugiej strony rozumiem Państwa niepokój - dlatego już proponowałam rozwiązanie. Powtórzę to jako:

• zasada nr 3: pisząc do swojej asystentki toku (adresy tutaj), proszę jednocześnie wysyłać cc do mnie - jeśli sprawa idzie sprawnie, to nie obciąża mnie to czasowo, a jeśli coś kuleje, to mogę czuwać nad przebiegiem korespondencji

Bezwzględnie proszę przestrzegać:

• zasada nr 4: nadawanie tematów poszczególnym wiadomościom
• zasada nr 5: kompletujemy historię korespondencji w ramach danego tematu (jeśli korespondencja w jakiejś sprawie wymaga kilkukrotnej wymiany poczty, to możemy prześledzić, o czym już była mowa). 

Nie z powodu złośliwości, ale dla zachowania zdrowych zmysłów ZAWSZE zaczynam załatwianie spraw od tych maili, które są najkrótsze. To pozwala mi szybko się wczytać w ich treść, szybko podjąć działanie i "odhaczyć" sprawę. Te dłuższe zazwyczaj zostają na wieczór lub nawet na noc (do poduszki, bo i tak w nocy nic już nie wyjaśnię). Dlatego:

• zasada nr 6: krótko i na temat (podany w nagłówku wiadomości)

Jeśli zabraknie istotnych szczegółów - umiem poprosić. Jeśli coś Państwa zdaniem wymaga dłuższych wyjaśnień - sprawę proszę przedstawić krótko w e-mailu, a resztę w załączniku.

• zasada nr 7: jeśli zależy Państwu na kilku sprawach, proszę każdej poświęcić odrębny e-mail (to akurat uwaga raczej do pracowników i jednostek uczelnianych niż do studentów, ale bywa różnie)
• zasada nr 8: spraw indywidualnych nie rozpatrujemy na forach publicznych - jeśli to się zdarza, to wyłącznie w przypadkach, które wbrew pozorom nie są indywidualne i dotyczą wszystkich (lub dużej części) studentów lub wykładowców
• zasada nr 9: mój adres (mimo iż służbowy) przeznaczony jest dla wykładowców oraz do korespondencji z prof. Magdaleną Kachniewską (czyli dla studentów z moich wykładów i seminariów).  Jeśli poszukują Państwo kontaktu z Dziekanem, to właściwym adresem jest dsm[at]sgh.waw.pl, a jeśli sprawa dotyczy studenta konkretnego toku studiów, to najszybciej pomoże asystentka toku (podobnie ma się rzecz z korespondencją z Panią Dziekan Górak Sosnowską i pozostałymi prodziekanami).

Wbrew pozorom pisanie prosto do mnie opóźnia sprawę, a nie przyspiesza (muszę przekierować e-mail do asystentki, która udzieli wyjaśnień). Czyli wracamy do zasady nr 3.

Jeśli już jednak mail trafia do mnie: staram się udzielać odpowiedzi na bieżąco, najpóźniej w ciągu doby. Ponieważ jednak wbrew logice usiłuję zachować kontakt z Nauką, co wymaga wyjazdu na konferencję albo napisania referatu, to czasem odłączam i wysyłanie maila w odstępach 8 minutowych (to był rekord jednego z wykładowców) kompletnie nic nie daje.

• zasada nr 10: jeśli nie odpowiem w ciągu doby można ponowić kontakt - wcześniej to zbytnia natarczywość.

Jeśli niepokój jest wielki - to można napisać do dowolnego prodziekana, kierownika DSM lub na adres dsm[at]sgh.waw.pl

Prośby organizacji studenckich i jednostek naukowych, żeby na boczku bloga umieścić reklamę jakiegoś przedsięwzięcia komercyjnego - stanowcze nie! (nie jest to blog zarobkowy - wręcz przeciwnie, sporo do niego dokładamy).

Natomiast:

• zasada nr 11: jeśli inicjatywa adresowana jest do studentów, a nie ma wymiaru komercyjnego i może stanowić wartość sama w sobie - poświęcimy jej chętnie wpis na blogu (tak było np. z koncertem świątecznym i graduacją) lub miejsce na FB (tak było z Google Online Marketing Challenge). W tym drugim przypadku dobrze, jeśli info ma formę dostosowaną do stylu FB (mem obrazkowy albo film)

Proszę też nie zwracać się do nas z prośbą o mailing - konta studenckie służą do obsługi procesu dydaktycznego i dostarczania związanych z tym informacji. Nie mogę zgodzić się na ich udostępnienie w celach reklamowych. Jeśli mimo tego jakaś inicjatywa wydaje się Państwu godna złamania tej zasady - to proszę zwrócić się do JM Rektora SGH.

www.lozbjn.edu.pl

Co do tematów poruszanych w komentarzach (tutaj i na FB) -  poza pytaniami podrzucają czasem Państwo wnioski racjonalizatorskie. Zawsze warto! Nawet jeśli z jakiegoś powodu nie da się ich (od razu) wdrożyć, to pomysły są mile widziane. Natomiast zrzędy, trolle i inne monstra, które narzekają, w celu narzekania, mocno utrudniają korzystanie z bloga - polecam przerzucenie się na twórczość własną (np. sugerowany blog "Nie dla DSM"). Nie wiem, jaki byłby cel takiej strony, ale jedni lubią się wspólnie śmiać, a inni narzekać, więc dlaczegóżby nie?

• zasada nr 12: nie chcesz pomóc - nie przeszkadzaj

Ważna rzecz to feedback. Jeśli coś wyjaśniam lub doradzam i proszę o informację zwrotną, to znaczy, że jest ona ważna:

• zasada nr 13: prosisz o wyjaśnienie lub pomoc - odezwij się, czy wszystko zadziałało jak należy. "Dziękuję" też jest mile widziane...

Ostatnia sprawa - poruszana wielokrotnie - to adresy. Toteż:

• zasada nr 14: używamy poczty w domenie sgh.waw.pl