Podanie o przedłużenie sesji - forma elektroniczna

Od dzisiaj (21 lutego) zacznie funkcjonować zmodyfikowane elektroniczne podanie o przedłużenie terminu sesji egzaminacyjnej. W przypadku braku zaliczenia egzaminu student składa stosowny wniosek wyłącznie przez Wirtualny Dziekanat. 

Tą drogą dostarczane powinny być też ew. załączniki (np. wypis ze szpitala). Proszę nie zasypywać wykładowców informacjami o przebiegu leczenia i innych przyczynach ubiegania się o przedłużenie sesji - stosowny wniosek składa się wyłącznie w dziekanacie.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku właściwy wykładowca otrzyma wiadomość e-mail z informacją, że student uzyskał zgodę na przedłużenie terminu sesji egzaminacyjnej (studenci mają także możliwość wydrukowania podania ze zgodą (pro)dziekana SM i okazania wykładowcy). 

Na podstawie takiej informacji wykładowca wyznacza dodatkowy termin egzaminu. W semestrze zimowym 2013/14 sesja może być przedłużona maksymalnie do 16 marca. 

Ponieważ formuła "przedłużenia sesji" budzi liczne wątpliwości i pytania - poniżej przedstawiam zasady, które wynikają z obowiązującego regulaminu studiów: 

1. Każdy student ma prawo wyboru między dwoma terminami sesji. 
2. W przypadku otrzymania oceny niedostatecznej w I terminie egzaminu - student ma prawo poprawiać ocenę w II terminie. 
3. Zgodę na przedłużenie sesji uzyskać może student, który z uzasadnionych przyczyn nie mógł wykorzystać tego prawa, w tym np. w jednym z dwóch terminów był chory lub przebywał w szpitalu, albo w jednym z dwóch terminów wystąpiła kolizja z innym egzaminem (to szczególnie częsty przypadek na studiach sobotnio-niedzielnych, gdzie praktycznie całą sesję musimy zmieścić w przeciągu jednego zjazdu). 
4. Nie ma prawa do przedłużenia sesji student, który: 

• w dwóch terminach otrzymał ocenę niedostateczną (może wówczas wnioskować o warunkowy wpis na kolejny semestr lub powtarzanie semestru) 
• stawił się na egzamin wyłącznie w jednym terminie, nie mając uzasadnienia dla nieobecności w II terminie 
• nie został dopuszczony do egzaminu z powodu braku zaliczenia ćwiczeń. 

Nie istnieje coś takiego, jak "trzeci termin", na który lubią się powoływać studenci. Formuła "przedłużenia terminu sesji" oznacza wyłącznie zapewnienie studentom prawa do dwóch terminów egzaminu. 

 

Wskazanie terminu egzaminu w ramach przedłużonej sesji przysługuje wyłącznie wykładowcy (Dziekan określa jedynie najpóźniejszy możliwy termin, czyli wspomniany 16 marca). Jeżeli wykładowca przewiduje kilku- lub kilkunastoosobową grupę błędnych rycerzy, ma prawo ustalić wspólny termin dla nich wszystkich.

Realny trud wirtualnych podań

System elektronicznych podań był już dostępny w WD kilka miesięcy wcześniej, jednak ruszył pełną parą dopiero w bieżącym semestrze. W dużej mierze zawdzięczamy to wprowadzeniu kolejnego formularza – o przedłużenie sesji, bardzo obecnie na czasie. 

Od początku nowego semestru Dziekanat pracuje na poczwórnych obrotach. Asystentki toku rozliczają semestr zimowy (jeżeli jest to ostatni semestr – przygotowują teczkę studenta do obrony), niektóre kończą wydawanie dokumentów nowym studentom, pani Kasia przyjmuje setki protokołów… Do tego dochodzą kolejne zmasowane sprawy – dopisywanki i wypisywanki z zajęć, kolizje, przedłużanie terminu złożenia pracy magisterskiej… i przedłużenie sesji. Niby są to standardowe zadania Dziekanatu, ale skumulowane w pierwszych tygodniach skutecznie sprawiły, że część Asystentek toku systematycznie zostawała po godzinach w pracy (dzisiejszy „urobek” z podań u jednej z nich podpisywałam prawie 1,5 godziny), a i my same wychodziłyśmy regularnie z Dziekanatu w zasadzie wieczorami (mój ostatni dyżur trwał ponad 3 godziny i skończył się na korytarzu). 

Tyle sprawozdania z pierwszych tygodni nowego semestru, a teraz przejdźmy do sedna – czyli wirtualnych podań. Niby prosta sprawa dla pokolenia Facebooka, ale jednak warto zwrócić uwagę na kilka spraw (kwestię niezałączających się załączników pomijam, bo to sprawa CI): 

• Podanie składane elektronicznie to jednak nadal podanie i wymaga odpowiedniej formy. Forma „Witam” (albo: „Witam! Mam problem z..."), „Dzień dobry” „Proszę Pani,” jest równie mało fortunna co w przypadku podania papierowego.
• Podania elektroniczne mają swoją strukturę – należy się jej trzymać. Jeżeli jest miejsce na wpisanie uzasadnienia, nie warto powielać treści podania, która wypełniana jest przez system automatycznie, tylko od razu przechodzić do sedna.
• Zarazem – skoro jest miejsce na uzasadnienie czy cokolwiek innego – nie należy go ignorować. To naprawdę nie zostało wymyślone w celu zapełnienia kartki.
• Elektronicznie składają Państwo te podania, które mają dostępne wzory. Napisanie na podaniu o np. przedłużenie sesji, że prosi się o wydanie legitymacji zostanie najpewniej rozpatrzone – hm – no właśnie, jak?
• Warto wiedzieć, jak nazywa się Asystentka toku, która Państwa obsługuje. Wysłanie podania do losowo wybranej Asystentki najpewniej opóźni jego rozpatrzenie, ponieważ musi zostać wydrukowane a następnie znaleźć swoją adresatkę (co przy obecnym obciążeniu pracą może potrwać i ponad dobę). W dniu dzisiejszym segregowaliśmy kilkadziesiąt bezpańskich podań, które spłynęły do alfabetycznie pierwszej na liście Asystentki, będącej od kilku dni na zwolnieniu… 
• Wysłanie tego samego podania do kilku Asystentek naraz nie przyspieszy rozpatrzenia sprawy. Ba, może ją nawet opóźnić, ponieważ każde podanie musi być rozparzone… 
• Kilkukrotne wysyłanie tego samego podania do tej samej Asystentki również sprawy nie przyspiesza. Ba, stawia (pro)dziekana w kłopotliwej sytuacji – co ma napisać na drugim podaniu studenta X w kwestii Y? „Por. moja odpowiedź na poprzedniej kopii”? 

Sprawy są w większości banalne i oczywiste, ale prosimy o zwrócenie na nie uwagi. Dzięki temu sprawniej przejdziemy przez cosemestralny początkowy okres Sturm und Drang. No, chyba, że ktoś będzie nas chciał z premedytacją zafloodować…

Awaria elektronicznego systemu podań

Szanowni Państwo, otrzymałam dzisiaj informację z Centrum Informatycznego, że od 6 lutego, godz.12:29, do 20 lutego, godz. 9:51, podania o przedłużenie terminu sesji, składane w elektronicznym systemie podań (ESP) w WD, były przekazywane bez załączników. 

Problem został już rozwiązany, ale w podanym okresie wpłynęły podania od studentów nieświadomych awarii (sprawa dotyczy kilkudziesięciu osób). Niektórzy studenci zorientowali się, że załączniki nie były załączane i dosłali je mailowo do Dziekanatu. 

Jeżeli ktoś z Państwa zorientuje się, że należy do grupy osób nieświadomych, a składał podanie we wskazanym terminie - proszony jest o dosłanie załącznika (może być skan) do swojej asystentki toku. Wszyscy pracownicy zostali poinformowani o sytuacji. Rozpatrując podania będę uwzględniała fakt, że w razie braku załącznika wina może leżeć po stronie Uczelni. Identyfikacja podań będzie możliwa, ponieważ widnieje na nich data złożenia.

Już poprosiłam pracowników o oddzielenie tej części podań, które pomimo braku załącznika będą rozpatrywane, jak tylko student dostarczy załącznik. Niestety nie mogę Państwa zwolnić z obowiązku ich dostarczenia, ponieważ np. zwolnienie lekarskie (usprawiedliwienie nieobecności w I terminie egzaminu) jest warunkiem pomyślnego rozpatrzenia podania (szerzej patrz tutaj).

Rozumiem, że ta sytuacja naraziła Państwa na dodatkowy stres (dotyczy to także pracowników dziekanatu). ESP jest ciągle w fazie testów (został uruchomiony na moją prośbę w tym roku, pomimo niewielkiej liczby formularzy, właśnie po to, żeby na żywym organizmie zacząć testować jego wydolność). Jeszcze raz przepraszam żywe organizmy (studentów i pracowników dziekanatu), które padły ofiarą awarii.

Przedłużenie weterynarza o zarządzanie czasem

Źródło: www.mathworks.com

Pod wpływem pytań studentów pewna Pani Doktor postanowiła wyjaśnić kwestię ew. trzeciego terminu egzaminu (ja dodam, że jednocześnie rozprawimy się z mitem o czwartym, piątym i każdym kolejnym terminie). Zgodnie z Regulaminem (§ 38) student ma prawo do dwóch terminów egzaminu, a dokładnie: "w razie uzyskania na egzaminie w I terminie oceny niedostatecznej studentowi przysługuje prawo do zdawania egzaminu poprawkowego w II terminie". Natomiast "w przypadku gdy student nie przystąpił do egzaminu w terminie I, nie otrzymuje oceny niedostatecznej z powodu nieobecności na egzaminie, przysługuje mu prawo do zaliczania przedmiotu w II terminie, lecz nie jest uprawniony do poprawkowego terminu egzaminacyjnego w razie niezdania egzaminu w II terminie". W przypadku, gdy "student otrzymał w I terminie ocenę dostateczną albo wyższą" nie przysługuje mu prawo do II terminu.

To co Państwo lubią nazywać "trzecim terminem" obejmuje wyłącznie przypadek szczególnej zgody Dziekana (wnioskować należy o przedłużenie sesji i wskazać, o jaki egzamin chodzi) . Szczególna zgoda Dziekana przysługuje np. studentom, którzy w czasie sesji mieli kolizje egzaminów i zgłosili te kolizje w dziekanacie lub z ważnych przyczyn nie przystąpili do egzaminu w I terminie i nie zdali go w II terminie.

Natomiast przywilej ten nie przysługuje studentom, którzy nie przystąpili do żadnego z dwóch regulaminowych terminów, przystąpili do obu (i obu nie zdali) lub nie zdali egzaminu w I terminie i bez ważnej przyczyny nie pojawili się na II terminie. Dodam jeszcze, że jest to przywilej limitowany (może mieć zastosowanie tylko dwukrotnie w ciągu całych studiów).

Zgoda na przedłużenie sesji egzaminacyjnej wymaga złożenia podania, którego wzór znajdą Państwo na swoich kontach w WD (elektroniczny system podań). Istnieje tam możliwość umieszczenia załączników (np. zwolnienie lekarskie). Termin złożenia egzaminu poprawkowego nie może mieć miejsca później niż 21 dni od zakończenia sesji egzaminacyjnej w II terminie.

Z przykrością informuję, że praca zawodowa, którą trudno jest połączyć ze studiami, równoległe studia w innej szkole, czy też posiadanie dzieci (narodzonych i tych dopiero oczekiwanych), nie stanowią dla mnie "ważnej przyczyny", choć wiem, że niektórych to oburza. Co innego choroba dziecka lub mamy, poświadczona stosownym zarządzeniem lekarza - tu bywam nader pobłażliwa, choć już np. zwolnienie od weterynarza wzbudziło czujność w dziekanacie. Nie chcę się licytować, kto z nas ma więcej zajęć - ale zapewniam, że swoich obowiązków poza SGH nigdy nie ośmieliłabym się traktować jako wyjaśnienia dla odwołania dyżuru, albo zaniedbania składanych w dziekanacie podań. Wszyscy mamy tyle samo czasu: 24 godziny na dobę. I musimy sobie z tym radzić na planecie Ziemia.

Skomplikowana sztuka pisania podań

O podaniach była już mowa, np. tutaj, ale nadal trafiają w moje ręce różne kurioza...

Student wnioskujący o cokolwiek u dziekana powinien zerknąć do regulaminu, gdzie znajdzie gotowe sformułowania. Jeśli np. ubiega się "o wznowienie studiów na dzień egzaminu dyplomowego" (§ 66) to powinien to właśnie napisać. Tymczasem niedawno rozpatrywałam wniosek z "prośbą o dopisanie na listę studentów na jeden dzień". Dopiero po rozmowie z asystentką ustaliłam, że studentka dostarczyła pracę magisterską (po skreśleniu z listy studentów) i chciałaby się obronić korzystając z prawa, jakie przysługuje jej na mocy owego § 66.

Aż mnie korciło, żeby napisać "zgoda, ale tylko na dzisiaj"...

Częstym błędem jest występowanie z wnioskiem o dwie-trzy sprawy na jednym formularzu. Bywa tak, że jedna z nich warunkuje drugą. Np. student składa podanie o "zgodę na wpis warunkowy na III semestr oraz zgodę na urlop dziekański i jednoczesną możliwość studiowania na II kierunku". 

Uff! Poza tym, że w regulaminie nie występuje pojęcie urlopu dziekańskiego (§ 57), to w dodatku urlop (załóżmy, że chodzi o okolicznościowy) przysługuje studentowi dopiero "po zaliczeniu semestru studiów poprzedzającego złożenie wniosku" (§ 58). Warunek wyklucza więc jednoczesną możliwość ubiegania się o urlop. Z kolei zaliczenie przedmiotów warunkowych umożliwia wystąpienie o urlop - ale na wniosku musiałam już wcześniej napisać brak zgody. Do tego "studentowi odbywającemu studia w SGH na więcej niż jednym kierunku udziela się urlopu równocześnie na wszystkich tych kierunkach". Uważny czytelnik znajdzie jednak furtkę: "W okresie urlopu student, za zgodą dziekana i na warunkach przez niego określonych, może brać udział w niektórych zajęciach oraz zaliczać niektóre przedmioty objęte planem studiów".

Ładując wszystkie sprawy w jednym podaniu powodujecie, że mogą zostać rozpatrzone w sposób dla Was mało korzystny. W przyszłości - mam nadzieję - będziecie menedżerami. Nikt nie będzie za Was obmyślał wariantów rozwiązań ani podejmował decyzji, z której opcji skorzystać. Ćwiczcie na swoich podaniach...

Pytacie często o elektroniczny system podań, który zamarł. To fakt. Centrum Informatyczne jest przeciążone pracą nad systemem deklaracji i nasza radosna twórczość w zakresie nowych podań elektronicznych została zawieszona. Ale Dziekan Matusewicz powoli przygotowuje wdrożenie kolejnych formularzy. Jak tylko się pojawią - dam znać.

Dobra wiadomość natomiast jest taka, że pojawia się nowa funkcja WD - właśnie testowałam ją w ostatni wknd. Określone grupy odbiorców będą na swoich kontach w WD otrzymywać w wyznaczonych dniach komunikat, który można wcześniej zapreliminować oraz określić czas jego ważności (po upływie tego czasu komunikat zniknie). Docelowo komunikaty będą mogły być też adresowane do wykładowców, asystentów toku itd. bez pośrednictwa tradycyjnej poczty elektronicznej.

Zdaję sobie sprawę, że ta funkcja wydaje się absolutnie podstawowa i każdy użytkownik FB czy Allegro zadaje sobie pytanie, jak można się nią cieszyć w XXI wieku. No cóż - dwa miesiące pracy w dziekanacie nauczyły mnie cieszyć się różnymi drobiazgami - szczególnie jeśli, wiem ile pracy i wysiłku za nimi stoi. A tym bardziej - kiedy wiem, że jeszcze niedawno miałam problem, jak do Was dotrzeć z najprostszymi komunikatami...

Nie ma głupich pytań...

.. ale bywają źle adresowane.

Skoro temat zgłoszeń już wypłynął przy okazji informacji o Zielonej Linii, to jeszcze go chwilę pociągnę. Wśród nadsyłanych pytań pojawiają się czasem sprawy indywidualne. Bardzo mi przykro, ale takich wątków nie będziemy rozpatrywać. Sytuacje, kiedy ktoś z Was ma problem z kolizjami przedmiotów, szczególne przyczyny wnioskowania o urlop, czy zbyt późno ukończył pracę magisterską - to niestety przypadki, z którymi należy się zwracać do DSM w formie podania. Fakt nadesłania takich zapytań mailem w niczym nie przyspiesza procedury - natomiast nam dokłada dodatkowej pracy. W przypadkach indywidualnych zapytań po prostu uzyskacie irytującą odpowiedź: "Podanie do Dziekana - sprawa indywidualna".

Ponawiacie też prośby o zamieszczanie formularzy podań na stronie DSM. Już kiedyś o tym wspominałam, ale powtórzę: formularze podań (częściowo dostępne w WD) nie będą zamieszczane na stronie ogólnodostępnej, ponieważ uważam, ze publiczna strona www ma służyć celom marketingowym uczelni. Warto tam umieścić zasady studiowania czy wykaz kierunków - bo to interesuje potencjalnych kandydatów. W pozostałych sprawach wyręką dla DSM ma się docelowo stać WD, a nie strona www. I mam nadzieję, że tak się niebawem stanie.

Formularze będą stopniowo przechodzić do historii w miarę, jak na stronach WD zamieścimy elektroniczny system obsługi podań. Startujemy od poniedziałku z wersją testową pierwszego podania (nawet jeśli nie zamierzacie na razie składać żadnych podań, to zerknijcie, czy funkcja jest widoczna na Waszych kontach w WD). Docelowo (kiedy wszystkie formularze do niego trafią) elektroniczny system podań będzie miał pierwszeństwo przed podaniami składanymi "na papierze".